10 tips for å vinne anbudskonkurranser

Det offentlige foretar innkjøp for over 400 milliarder kroner hvert år. Vinner dere anbud og får ta del i denne omsetningen eller bruker dere mye tid på å skrive tilbud som ikke når opp i konkurransen? 

Mange synes det er vanskelig å skrive gode tilbud. I det følgende skal vi gå gjennom 10 konkrete forhold som vil gjøre et tilbud langt sterkere i konkurransen.

1. Følg med og start med en gang

Det er viktig å opparbeide gode rutiner for å fange opp relevante anbudskonkurranser som lyses ut. Både Doffin og Mercell tilbyr varslingstjenester som gjør denne jobben langt enklere.

Idet anbudet er lyst ut, er det som regel noe tid før tilbudsfristen går ut. Veldig god tid synes mange, som derfor avventer oppstart. Dette er det viktig å unngå. Bruker du tiden godt fra og med utlysningsdato, vil det være langt lettere å utforme et godt tilbud, fange opp dersom det er kompetanse en bør bruke underleverandør på, skaffe til veie dokumentasjon mm.

2. Les konkurransegrunnlaget grundig og utarbeid en oversikt over alle krav

Konkurransegrunnlaget er ikke nødvendigvis langt, men i konkurransegrunnlagets dokumenter finner du all informasjonen som er nødvendig for å skrive et godt tilbud. Ikke overse detaljer.

Utarbeid en liste over alle krav som fremkommer av konkurransegrunnlaget, som for eksempel:

• Dokumentasjonskrav, kvalifikasjonskriterier
• Frist spørsmål
• Frist innlevering
• Dokumentasjonskrav, tildelingskriterier

Listen må brukes aktivt og bruk gjerne avkrysningsmetode for hvert krav dere har oppfylt. Da får dere en god systematikk og vet hva som gjenstår. De som arbeider med tilbudet kan i stedet bruke energien på riktige steder for å få et godt tilbud.

3. Vær kritisk – ikke lever tilbud for enhver pris

Dersom dere etter en gjennomgang av konkurransegrunnlaget ser at her er det små muligheter for å nå opp, da er det oftest greiest ikke å levere inn tilbud. Et ordentlig tilbud krever ressurser og ikke minst tid. Det er som regel unødvendig å benytte tid og ressurser på en konkurranse det ikke er mulig å nå opp i. Vær kritisk når dere leser konkurransegrunnlaget og ikke minst i forhold til vurdering av egen kompetanse. Det kan selvsagt være andre strategiske grunner for å levere inn et tilbud selv om dere ikke har tro på å vinne konkurransen. Selskapet bør i så tilfelle ha et bevisst forhold til hvorfor anbud leveres inn og i etterkant vurdere om hensikten er oppnådd.

Dette punktet hører direkte sammen med neste punkt.

4. Dersom selskapet ikke selv har god nok kompetanse - bruk underleverandør

Mange ønsker å gi tilbud. Klart det er surt dersom man føler man er god, men kun mangler kompetanse eller ikke har topp kompetanse på et av områdene som etterspørres. I stedet for å gi inn et halvgodt tilbud – bruk underleverandør. Finn frem til kompetansen som vil heve tilbudet, og vinnersjansene heves betraktelig.

5. Unngå formalfeil – oppfyll kvalifikasjonskriterier

Kvalifikasjonskriterier er kriterier som skal oppfylles for at tilbyder skal kunne delta i konkurransen.  Det er tilstrekkelig at kravene er oppfylt. Her må en være grundig for å unngå formalfeil. Bruk likevel ikke mer tid enn nødvendig, for innkjøper har her ikke lov til å vurdere egnethet utover det at selskapet er kvalifisert til å delta i konkurransen. Et eksempel er hvor innkjøper etterspør et gitt antall referansesaker som selskapet har foretatt. Bruk da ikke tid på å finne alle saker selskapet har jobbet med av interesse. Innkjøper skal her kun vurdere om selskapet er kvalifisert og ikke hvem som har de beste referansesakene. Dette vil i så tilfelle skje under tildelingskriteriene og skal være knyttet til tilbudt leveransepersonell

6. Viktigst er tildelingskriterier

Det viktige er tildelingskriteriene. Det er på disse kriteriene leverandørene blir målt opp mot hverandre. Tildelingskriteriene vil være ulikt utformet avhengig av hvilke type innkjøp som skal foretas. Innkjøper er pliktig til å vekte tildelingskriteriene enkeltvis slik at tilbyder vet hva som er viktig for innkjøper. For å oppnå mest mulig poeng må tilbyder bevisst innrette sitt tilbud etter hvilken vekt innkjøper har gitt de ulike kravene under tildelingskriterier. Dersom innkjøper vekter kvalitet med 40 % og pris med 20 % vil leverandørene i mye større grad kunne spille på kvaliteten i leveransen i stedet for kun å bruke pris som et virkemiddel. Bruk da tid på å dokumentere kvalitet.

Bruk adgangen til å spørre dersom du er usikker her eller på andre deler av konkurransen.

7. Tilbudet skal være konkret og poengtert i forhold til det som etterspørres

Her som ellers, gjelder regelen om at en tekst IKKE blir bedre desto mer en skriver. Vær poengtert. Bruk listen du har utarbeidet over hvilke krav som stilles. Rett tilbudet inn mot de behov anbyder ønsker løst og vis hvordan dere har tenkt å løse dette. Igjen er det tildelingskriteriene som er viktige og som legger føringer på hva og hvordan dere skal tilby.

8. Utarbeid et enkelt tilbud med godt språk og god layout

Under utarbeidelse av tilbudet husk på følgende:

• Tilbudet skal se bra ut.
• Det skal være lett å lese.
• Innkjøper skal raskt finne frem til det de ønsker å lese: hvordan dere har tenkt å løse deres behov.
• Dere kommer selvsagt ikke unna nødvendig teknisk dokumentasjon, lister over produkter mm, men innpakningen må alltid være god.

9. Dersom dere ofte leverer tilbud: utarbeid maler

Hvis dere ofte leverer inn tilbud bør dere utarbeide, eller få bistand til å utarbeide, et fast malverk som kan benyttes. Dette vil spare selskapet for tid og ressurser hver gang tilbud skal inngis.

10. Foreta alltid en god etterevaluering

Hva når alle gode tips er fulgt og jobben likevel ikke er vunnet? Da er det tid for å sette seg ned for å foreta en evaluering av tilbudet. Baser vurderingen på tilbakemeldingen innkjøper har gitt. Dere skal likevel være observante på at tilbakemeldingene ofte er vage (ikke sjelden oppfyller de ikke engang lovens krav), og at det er vanlig å be om innsyn i protokoller og andre tilbud for å få til en god etterevaluering.

Hva når tilbudet er vunnet? Foreta likevel en etterevaluering. Hva gjorde at dere vant dette tilbudet?  Sett ord på det og bruk det aktivt i neste anbudsrunde.

SJEKK UT HVORDAN TILBUDET SKAL LEVERES, LEVER I TIDE OG LYKKE TIL!!

Dette innlegget er skrevet av Trine Lise Fromreide.