Godt tilbudsarbeid krever grundighet! For å få tildelt kontrakter av det offentlige må det ofte legges ned mye tid og ressurser. Prosessene kan være krevende for leverandørene, men det er vel verdt å delta dersom man når helt opp i konkurransen. For å øke sjansene for å få tildelt kontrakt, er det noen sentrale råd som bør følges. Disse vil vi beskrive i det følgende.
1. Sett deg godt inn i konkurransegrunnlaget
Selve konkurransegrunnlaget beskriver prosessen og inneholder helt sentral informasjon om konkurransen. En forutsetning for å lykkes med tilbudet er at alle elementene i konkurransegrunnlaget blir riktig forstått. Hvilke dokumenter som skal leveres, frist for levering, hva som vil bli vurdert, er essensielt. Et råd er å trekke ut denne informasjonen og samle den i et eget dokument, en prosjektplan, slik at det blir enklere å fokusere på de riktige tingene, som for eksempel:
- Frist for å stille spørsmål til konkurransedokumentene
- Frist for å søke om kvalifisering
- Frist for å gi tilbud
- Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon
- Formalia om selskapet som sådan, skatteattest, firmaattest, regnskap, utfylt ESPD-skjema, mv.
- Tildelingskriterier og dokumentasjon
- Pris, kostnader, kvalitet, kompetanse, løsningsbeskrivelse, mv.
2. Fordel oppgaver og legg en plan
Dersom man bruker tiden effektivt fra og med utlysningsdato, vil det være langt enklere å utarbeide et godt tilbud, skaffe til veie dokumentasjon, fange opp om en bør knytte til seg underleverandør, med videre. Sett sammen en passende gruppe for å arbeide med tilbudet, hvor alle har definerte oppgaver. Både kompetanse og antall personer vil variere fra konkurranse til konkurranse, men det bør alltid være én ansvarlig for tilbudet, som sørger for at de ulike delene samles og at teamet er koordinert.
Hvem som er ansvarlig for de ulike delene, og frist for når de ulike oppgavene skal være utført, kan med fordel innarbeides i prosjektplanen som nevnt i punkt 1. Prosjektplanen trenger ikke å være komplisert, og kan struktureres med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget. Ved å ha satt dere grundig inn i konkurransegrunnlaget har dere oversikt over tidsfrister i konkurransen og kan planlegge bakover og sette interne frister utfra disse.
Prosjektplanen bør brukes aktivt og krysses av fortløpende etterhvert som oppgaver utføres. Da får dere en god systematikk og vet hva som gjenstår.
3. Tilbudet må være strukturert, konkret og spesifikt
Ved utarbeidelsen av tilbudet er det viktig å være poengtert. Oppdragsgiver gjennomskuer fort dersom dere bruker en mer eller mindre ferdig mal eller benytter tekst fra tilbud inngitt i en annen konkurranse.
Bruk listen du har utarbeidet over hvilke krav og kriterier som stilles i konkurransen, og fokuser på disse. Rett tilbudet inn mot de behov oppdragsgiver har beskrevet og de behov som skal løses, og beskriv grundig hvordan dere har tenkt å løse dette. Desto større trygghet innkjøper har for deres kompetanse og løsning, desto større sannsynlighet er det for at dere når opp i konkurransen.
Utarbeid et enkelt tilbud med godt språk og oversiktlig layout. Selve oppgaveløsningen bør struktureres i henhold til tildelingskriteriene og de ulike elementene som inngår i disse. Husk følgende når tilbudet utarbeides:
- Tilbudet skal være oversiktlig, strukturert, og lett å lese.
- Innkjøper skal raskt finne frem til det som er viktigst: Hvordan dere har tenkt å løse innkjøpers behov?
4. Standardiser formalia og dokumenter
Selv om et godt tilbud må være konkret og spesifikt, er det enkelte krav som går igjen i alle eller de fleste konkurranser, for eksempel skatteattest, firmaattest og regnskap. Sørg for å samle disse dokumentene ett sted - dersom dere effektiviserer denne delen av tilbudsprosessen, vil dere totalt sett redusere ressursbruken betydelig. Vær likevel oppmerksom på at enkelte dokumenter må oppdateres med visse mellomrom, for eksempel skal skatteattesten ikke være eldre enn 6 måneder. Det kan lages en enkel oversikt over hvilke dokumenter som er samlet, hvor de finnes, og når de må oppdateres.
5. Unngå å bli avvist - oppfyll kvalifikasjonskravene
Selv om det kan være fristende å fokusere på tildelingskriteriene og selve besvarelsen, er det helt essensielt at dere først og fremst sikrer at dere oppfyller og besvarer kvalifikasjonskravene. Alle kvalifikasjonskrav må være oppfylt - dersom et krav ikke er oppfylt eller besvart, blir dere avvist fra konkurransen. Her må en altså være grundig for å unngå feil, men bruk ikke mer tid enn nødvendig.
Om et kvalifikasjonskrav er oppfylt er normalt et ja/nei-spørsmål. Et eksempel er når oppdragsgiver etterspør relevant erfaring i form av et gitt antall relevante referanseprosjekter. Bruk da ikke tid på å finne frem en lang rekke prosjekter av en viss relevans. På dette stadiet av konkurransen skal oppdragsgiver i utgangspunktet kun vurdere om de oppgitte referanseprosjektene er relevante eller ikke - oppdragsgiver har ikke lov til å vurdere egnethet eller godhet i oppdragene.
Vær likevel oppmerksom på at oppdragsgiver i enkelte tilfeller kan oppstille såkalte utvelgelseskriterier. Disse aktualiseres når antallet kvalifiserte tilbydere overstiger det maksimale antallet innkjøper har satt. Normalt oppgir oppdragsgiver at det for utvelgelsen vil være avgjørende hvem som er best kvalifisert ut fra visse kvalifikasjonskrav, for eksempel ved at leverandørene rangeres og velges på bakgrunn av hvem som har de mest relevante referanseprosjektene. Er det oppgitt utvelgelseskriterier, er det viktig at dere er oppmerksom og gir en grundig beskrivelse av disse.
6. Besvar tildelingskriteriene grundig
Det er svært viktig at alle elementer i alle tildelingskriterier er dekket. Dersom er tildelingskriterium inneholder flere elementer, må alle elementer besvares grundig for å sikre en god vurdering og rangering. Dersom et element er uteglemt eller ikke kommentert, hjelper det lite at andre er behørig beskrevet.
Oppdragsgiver har plikt til å oppgi vekting av de enkelte tildelingskriteriene, slik at leverandørene vet hva som er viktigst for oppdragsgiver. For å oppnå høyest mulig poeng/score, må dere bevisst innrette deres tilbud etter hvilken vekt innkjøper har gitt de ulike kriteriene. Dersom kvalitet vektes 70 %, må fokus i tilbudsarbeidet være på å beskrive de elementene som skal evalueres under kvalitet på en grundig måte, mens nyanser i tilbudt pris vil være av noe mindre betydning.
Et tildelingskriterium som ofte går igjen ved tjenesteleveranser er kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser. For å svare ut dette på en god måte er følgende viktig:
- Husk at oppdragsgiver starter med "blanke ark" og skal gjøre seg en oppfatning av den enkelte ressurs, basert på mottatte CVer. Din oppgave er å forklare for oppdragsgiver hvilken kompetanse og erfaring du faktisk besitter.
- Beskrivelsen av referanseprosjekter må være utfyllende. Beskriv oppdraget, din(e) rolle(r) i oppdraget, hvilke utfordringer som ble håndtert, mv.
- Beskrivelsen bør ikke være stikkordsbasert - dette blir normalt for overordnet.
- Avslutningsvis bør du stille følgende kontrollspørsmål: Har jeg nå formidlet til oppdragsgiver hvilken kompetanse og erfaring jeg har? Er oppdragsgiver, basert på min CV i stand til å forstå hvilken kompetanse og erfaring jeg faktisk besitter?
Det er ikke et mål i seg selv at besvarelsen av tildelingskriteriene skal være "kort og konsis". Den bør være konsis, men kan gjerne være omfattende - så omfattende at oppdragsgiver sitter igjen med færrest mulig uavklarte spørsmål og forstår hvordan dere har tenkt å løse oppdraget.
7. Vurder behovet for underleverandører
Ofte kan man ha god og relevant kompetanse og kapasitet for å utføre oppdraget, men det er ikke sikkert at man alltid dekker hele behovet til oppdragsgiver. I disse tilfellene er det viktig å være selvkritisk - kan vi faktisk levere dette med en høy kvalitet, har vi tilstrekkelig spisset kompetanse på dette området, eller bør vi knytte til oss en underleverandør for å styrke tilbudet totalt sett? Dersom dere finner frem til kompetanse som vil heve kvaliteten på tilbudet, vil vinnersjansene økes tilsvarende.
I den grad underleverandør skal bidra til oppfyllelsen av kontrakten, er det viktig å forklare for oppdragsgiver hvordan arbeidet er tenkt fordelt og hvordan dere sikrer at arbeidet blir koordinert. Dette er særlig viktig dersom dere ikke har samarbeidet med den aktuelle underleverandøren tidligere.
Dersom det er behov for underleverandør, er det viktig å tidlig gå i dialog med en eller flere aktuelle, slik at dette ikke blir et problem like før tilbudsfrist. Vær oppmerksom på at underleverandør i visse tilfeller også må fylle ut ESPD-skjema og beskrive relevant kompetanse i kvalifikasjonsdelen.
8. Vær godt forberedt til forhandlinger
Dersom dere blir invitert til forhandlingsmøte er det normalt en stund siden dere jobbet med tilbudet. Selv om dere kjenner oppdragsgivers behov og egen tilbudt løsning fra tilbudsprosessen, ikke undervurder behovet for forberedelser til forhandlingsmøte! Som en del av forberedelsene kan det være nyttig å diskutere dere gjennom alle elementene i tildelingskriteriene. Vær godt rustet for å kunne besvare og utdype deres løsning på disse - det er kun tildelingskriteriene oppdragsgiver kan legge vekt på.
I tillegg til å ha kontroll på innholdet i møtet, er det også viktig å velge ut riktige personer til å delta i møtet. Oppdragsgiver ønsker normalt at de ressurser som skal utføre arbeidet eller tjenesten stiller, slik at oppdragsgiver får en trygghet for at de ressurser som er tilbudt faktisk har satt seg inn i oppdragsgivers behov og utfordringer.
9. Vær kritisk - ikke lever tilbud for enhver pris
Som punktene over viser, krever utarbeidelse av et godt tilbud både ressurser og ikke minst tid. Dersom dere etter gjennomgang av konkurransegrunnlaget ser at det er små muligheter for å nå opp i konkurransen, kan det ofte være fornuftig å ikke levere tilbud. Vær kritisk når dere leser konkurransegrunnlaget. Det kan selvsagt være strategiske grunner for å levere tilbud selv om dere ikke ser det som sannsynlig at dere vinner konkurransen. Selskapet bør i så tilfelle ha et bevisst forhold til hvorfor tilbud leveres og i etterkant vurdere om hensikten er oppnådd. Dette hører direkte sammen med neste punkt.
10. Foreta alltid en god etterevaluering
Hva når alle gode råd er fulgt og jobben likevel ikke er vunnet? Da er det tid for å foreta en evaluering av tilbudet. Evalueringen bør ta utgangspunkt i den tilbakemeldingen/begrunnelsen dere har fått fra oppdragsgiver. Dere skal likevel være oppmerksom på at tilbakemeldingene ofte er vage og lite konkrete (ikke sjelden oppfyller de ikke engang forskriftens krav). Det er anledning til å be om supplerende begrunnelse dersom dere er uenig eller ikke helt forstår innkjøpers vurderinger.
Det er også vanlig å be om innsyn i protokoller og andre tilbud, særlig vinnende tilbud, for å få til en god etterevaluering. Dere kan eventuelt be om et de-briefingsmøte, særlig hvis prosessen har vært langvarig og kontrakten er av høy verdi.
Hva når alle gode tips er fulgt og jobben er vunnet? Foreta en etterevaluering også i disse tilfellene. Hva gjorde at dere vant denne konkurransen? Sett ord på det og bruk det aktivt i neste tilbudsrunde.
Forstå innkjøpers behov, besvar tildelingskriteriene på en grundig måte, og lever i tide - lykke til!
***
Dette blogginnlegget et skrevet av Nina Sørensen.
Legg igjen en kommentar