Gir arbeidsavtalen grunnlag for lønnstrekk?

Det er svært vanlig at arbeidsavtalen inneholder en bestemmelse om arbeidsgivers rett til å justere feilutbetalt lønn i fremtidig lønns- og feriepengeutbetalinger. Arbeidsmiljøloven har bestemmelser som skal sikre arbeidstaker forutsigbarhet, og det har lenge vært omdiskutert hvorvidt slike generelle forhåndsavtaler gir et tilstrekkelig rettslig grunnlag for å foreta et lønnstrekk. I den ferske dommen HR-2021-2532-A slår Høyesterett fast at slike generelle forhåndsavtaler ikke gir grunnlag for lønnstrekk. Høyesterettsdommen går ganske langt i å slå fast at arbeidsmiljøloven § 14-15 stenger for generelle klausuler om arbeidsgivers adgang til å motregne eventuelle krav man måtte ha mot arbeidstaker i arbeidstakers lønn. Dommen vil føre til at mange arbeidsgivere bør gjennomgå sine standard arbeidsavtaler, og fremover må endre sin praksis med lønnstrekk ved feilutbetalinger.

Saksforholdet og feilutbetalingen

Arbeidstakeren var ansatt som prosjektleder i en bedrift som driver med planlegging, utbygging og vedlikehold av infrastrukturnett. Arbeidstakeren fikk utbetalt rundt kr 8 000 for mye i diettgodtgjørelse etter arbeidsreiser. Bakgrunnen for feilutbetalingen var endringer i satsene i tariffavtalen som partene var bundet av. På grunn av endringen måtte arbeidsgiver legge om sitt datasystem. Arbeidsgiver fortsatte å utbetale diettgodtgjørelse etter de gamle reglene mens de ventet på omleggingen. Etter å ha varslet den ansatte om feilen ble beløpet trukket fra arbeidstakerens lønnsutbetalinger våren 2019. Partene var enige om at arbeidstakeren hadde mottatt for mye, men uenige om hvorvidt arbeidsgiver hadde krav på en tilbakebetaling og om det var grunnlag for å trekke i lønn.

Generelle motregningsklausuler i arbeidsavtalen er ikke nok

Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke har lov til å trekke ansatte i lønn. I arbeidsmiljøloven § 14-15 andre avsnitt bokstav c er det imidlertid gjort unntak fra dette: 

“Trekk i lønn og feriepenger kan ikke gjøres unntatt [...] når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale”

Det var avtalt i arbeidsavtalen at arbeidsgiver ved feil “utlønning” kunne foreta nødvendige justeringer i neste eller påfølgende lønnsutbetalinger. Problemstillingen for Høyesterett var om det var tilstrekkelig at arbeidsavtalen ga arbeidsgiver “en generell” trekkadgang ved fremtidige feilutbetalinger, eller om det er nødvendig å inngå en avtale i en konkret situasjon der det er aktuelt å foreta et lønnstrekk.

Arbeidsgiver argumenterte med for at de hadde en skriftlig forhåndsavtale om at de kunne foreta trekk i lønn ved feilutbetaling. Arbeidsgiveren mente videre at den generelle formuleringen var i tråd med lovens ordlyd, og at lønnstrekket var rettmessig.

Høyesterett var ikke enig. Etter en gjennomgang av rettskildebildet konkluderer Høyesterett med at den generelle formuleringen i arbeidsavtalen ikke ga arbeidsgiver adgang til å motregne. Etter Høyesteretts oppfatning krever arbeidsmiljølovens bestemmelse at den avtalen lønnstrekket bygger på må konkretisere det aktuelle lønnstrekket. 

I vurderingen la Høyesterett avgjørende vekt på at lovens formål talte for en streng tolkning av loven. I følge Høyesterett er formålet med bestemmelsen at arbeidstaker skal motta lønnen mest mulig “ubeskåret”, og at lønnen skal være forutsigbar for arbeidstaker. I tillegg ble det lagt noe vekt på at Sivilombudet i flere uttalelser hadde konkludert med at lønnstrekk må inngås etter at feilutbetaling av lønn har funnet sted. 

Høyesterett viste også til at i tilfeller der arbeidsgiveren feilutbetaler lønn, må arbeidsgiveren gå i dialog med arbeidstakeren om tilbakebetaling. Dialogen sikrer arbeidstakerens forutsigbarhet for sine lønnsutbetalinger. Dersom arbeidstakeren ikke har gode grunner for å motsette seg trekket, risikerer han søksmål med krav om tilbakebetaling og sakskostnadsansvar. Dersom partene ikke blir enige, er det rimelig at arbeidsgiveren bærer søksmålsbyrden. 

Høyesterett konkluderte derfor med at standardklausulen i arbeidsavtalen ikke ga arbeidsgiveren rett til å trekke arbeidstakeren i lønn. Derfor var også de foretatte lønnstrekkene urettmessige. 

Merk at selv om det ikke er adgang til å foreta trekk i lønn, betyr ikke dette nødvendigvis at arbeidstaker ikke har krav på å få feilutbetalingen tilbakebetalt. 

I tillegg konkluderte Høyesterett med at arbeidsavtalen ikke regulerte arbeidsgivers rett til et tilbakebetalingskrav. Arbeidsgiver kunne heller ikke kreve beløpet tilbakebetalt på ulovfestet grunnlag, såkalt “condictio indebiti” læren. Feilen lå helt og holdent på arbeidsgivers side, og arbeidstaker var ikke uaktsom når han bygget på at utbetalingene var korrekte. Selskapet var klar over feilutbetalingene, men lot utbetalingene likevel løpe i flere måneder uten å varsle arbeidstaker. I lys av det sterke vernet som gjelder for lønnsutbetalinger, kom Høyesterett til at arbeidsgiver tilbakebetalingskrav hadde falt bort.

Hva må arbeidsgiver ta hensyn til ved avtale om lønnstrekk?

Dommen fra Høyesterett gjør at arbeidsgivere må være særlig oppmerksom på to ting når det skal inngås avtaler om lønnstrekk med arbeidstaker. 

For det første må arbeidsgivere være oppmerksom på at avtaler om lønnstrekk må beskrive helt konkrete situasjoner hvor arbeidsgiver kan foreta trekk i lønn. Det er ikke tilstrekkelig med generelle avtaleklausuler som bestemmer at lønnstrekk kan gjøres ved feilutbetalinger. Et praktisk eksempel som Høyesterett trekker frem er avtaler om lønnstrekk for å dekke husleie- eller kantinekostnader som arbeidstakeren løpende pådrar seg. 

For det andre er det viktig for arbeidsgiver å være oppmerksom på at ikke enhver avtale om lønnstrekk kan inngås i forbindelse med inngåelsen av arbeidsavtalen. I dommen slår Høyesterett fast at en generell klausul om lønnstrekk i forbindelse med feilutbetalinger, ikke kan inntas allerede i arbeidsavtalen. Slike avtaler kan kun inngås i forbindelse med feilutbetalingen, eller nært i tid etter feilutbetalingen.

Høyesterett åpner imidlertid for at trekk i andre situasjoner kan avtales på et tidligere tidspunkt, for eksempel ved inngåelsen av arbeidsavtalen. Lønnstrekk for å dekke husleie- eller kantinekostnader, er et eksempel på en avtale som kan inngås i forbindelse med inngåelsen av arbeidsavtalen. Utover dette nevner ikke Høyesterett andre situasjoner hvor trekk kan inngås. 

Både når det gjelder lønnstrekk i forbindelse med feilutbetalinger, og for andre situasjoner hvor trekk er aktuelt, er det avgjørende om avtalen - og prosessen i forbindelse med inngåelsen av avtalen - ivaretar forutsigbarheten for lønnsutbetalingene til arbeidstaker. Følgende vil være sentralt for arbeidsgiver:

• Arbeidsavtaler bør inneholde en klar regulering av retten til å kreve tilbakebetalt feilutbetalte beløp, og ikke kun en generell avtale om motregning slik vanlig praksis har vært frem til nå. Hva gjelder mer løpende trekk, som for eksempel kantinekostnader og husleie, bør dette avtales særskilt.
• Arbeidsgivere må så raskt som mulig melde fra om feilutbetalinger, og på et tidlig tidspunkt starte en dialog med arbeidstaker. Målet med dialogen er å få på plass en avtale om et konkret lønnstrekk. Ved å gi en rask orientering, vil arbeidsgiver også gjøre arbeidstaker oppmerksom på at vedkommende har mottatt for mye, og derav også øke muligheten for å få krevd en tilbakebetaling.

Vi kan hjelpe deg!

Våre arbeidsrettsadvokater har bred erfaring med å bistå arbeidsgivere i forbindelse med feilutbetalinger av lønn og andre godtgjørelser. Vi bistår gjerne med en oppdatering av selskapets standard arbeidsavtale, i dialogen med arbeidstaker i konkrete saker eller som sparringspartner der det har skjedd en feilutbetaling eller arbeidstaker av andre grunner skylder selskapet penger. 

                                                                     ***
Dette blogginnlegget er skrevet av Bjørn Eivind Strømman og Ingrid Fladberg Brucker.