Høstopprydning? Daglig leders forhold til styret

Vips var høsten over oss og arbeidet  i full gang etter en fantastisk sommer. Kanskje er tiden inne for en liten "opprydning i skapet"? Ryddetemaet her på bloggen i dag knytter seg til daglig leders forhold til styret. Ambisjonen er å inspirere til å kaste et blikk på hvordan daglig leder forholder seg til styret, og -  hvis potensialet er der – gjennomgå rutinene med sikte på å effektivisere både daglig leders og styrets arbeid.

Aksjeselskapene i Norge er en mangefasettert gruppe med både små og store selskaper, ulik grad av profesjonalitet og generelt store individuelle forskjeller. En ting er imidlertid felles for både store og små selskaper innenfor ulike bransjer; utydelige ansvarsforhold mellom daglig leder og styret kan oppstå, enten mer eller mindre permanent eller fra sak til sak.

I forbindelse med at sommeren er på hell og det er tid for å planlegge høstens aktiviteter håper  jeg at min lille redegjørelse her kan inspirere til ny giv i forhold til å definere hvem som gjør hva i din virksomhet.

Daglig leders ansvar

For å avklare ansvarsdelingen mellom daglig leder og styret er det logisk å starte i aksjeloven hvor det er fastsatt rammer for daglig leders og styrets ansvar. Jeg tillater meg å understreke at disse reglene er utgangspunkter som må følges.

Daglig leders hovedansvar er å sørge for den daglige ledelse av selskapets virksomhet. Under daglig leders ansvarsområde hører også ansvaret for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Den daglige ledelse omfatter da ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Disse sakene hører hjemme på styrebordet.

For styrets del er det i henhold til aksjeloven og teorien vanlig å dele ansvarsoppgavene  i to; forvaltningen av selskapet og tilsynet med selskapet.

Det er naturligvis i dette grenselandet at det gjerne oppstår uklarheter om hvem som har ansvaret og hvordan den aktuelle oppgaven skal løses.

Aktivt forhold til aksjeloven?

I første rekke oppstår problemet erfaringsmessig der styret og daglig leder har uklare retningslinjer for sine respektive arbeidsoppgaver. Noen ganger har for eksempel styret god kontroll på egne oppgaver, men mangler en instruks som er dekkende for daglig leders ansvar. Andre ganger er det motsatt og styret har god kontroll på daglig leders arbeidsoppgaver gjennom for eksempel stillingsinstruksen, men mangler et godt verktøy for egen saksbehandling.

Typiske eksempler knytter seg gjerne til daglig leders kompetanse til å inngå (eller avslutte!) en avtale av en viss betydning. I noen selskaper vil investeringsavtaler, kjøps- eller salgsavtaler og låneavtaler være innenfor daglig leders ansvarsområder, mens i andre selskaper er dette styresaker. Har du en klar formening om hvordan ståa er i din virksomhet?

Aksjeloven vil være førende og det naturlige utgangspunktet ved uklarheter, men en praktisk fordeling av ansvarsoppgavene i det daglige liv forutsetter kompetanse om aksjelovens regler, og et dertilhørende aktivt forhold til aksjelovens regler. Hva mener jeg egentlig med det? Jo, at det er viktig og nyttig å gjøre seg kjent med aksjeloven når man har rollene daglig leder og styret i et aksjeselskap. Loven har tvingende regler, og kunnskap om spillereglene på denne arenaen er et mektig virkemiddel i den forstand at man forstår og kan agere i forhold til de ansvarsoppgavene som hviler på den aktuelle stillingen eller vervet.

Styrets retningslinjer for daglig leders arbeid

Det er styrets som ansetter daglig leder og fastsetter daglig leders lønn. Det ligger som nevnt også i styrets oppgaver å gi daglig leder et sett av retningslinjer for daglig leders arbeid, dersom styret ønsker det. Retningslinjene kan og bør inntas som en del av daglig leders ansettelsesavtale, slik at både styret og daglig leder har et klart forhold til hvem som skal gjøre hva. Konsekvensene av misforhold mellom styrets forventninger og daglig leders prestasjon blir på denne måten også klarere.

Mot økonomisk kompensasjon kan daglig leder i ansettelsesavtalen frasi seg stillingsvernet. Dette betyr at styret, uten saklig grunn slik arbeidsmiljøloven vanligvis krever, kan si opp en daglig leder når som helst så lenge den daglige lederen har akseptert dette skriftlig og det ytes kompensasjon fra arbeidsgiveren. Dette betyr ja – at styret kommer langt med denne passusen i forhold til organiseringen av arbeidet når de ikke er fornøyde med daglig leders arbeid. Men; min tese er at retningslinjene og et aktivt forhold til aksjeloven vil skape bedre forutsigbarhet for å vurdere daglig leders arbeid. For daglig leders del vil forventningene fra styret være tydeligere.

Om det er ønskelig å få mer detaljert kunnskap om dette emnet vil jeg foreslå en titt i Styrehåndboken for 2014 som er et utmerket redskap for både styremedlemmer og daglig ledere. Styrehåndboken finner du her. Jeg er selvsagt også klar for å gi input til deres instrukser og retningslinjer i forbindelse med høstopprydningen!

                                                                      ***
Dette blogginnlegget er skrevet av Lene Sakariassen.