Hva gjør du når Arbeidstilsynet kommer på tilsyn?

De fleste trafikanter opplever usikkerhet og pulsøkning når de blir stoppet i rutinekontroller av politiet. Dette gjelder også bilføreren som har overholdt fartsgrensen, er uthvilt og edru, og i tillegg har forsikret seg om at alle passasjerer har på bilbelte. Tilsvarende kan arbeidsgiver bli nervøs når Arbeidstilsynet gir melding om tilsyn. Selv om arbeidsgiver samvittighetsfullt har forsøkt å overholde gjeldende regelverk, er det jo - tross alt - litt ubehagelig at noen skal kontrollere arbeidet. 

Ulike former for tilsyn

I utgangspunktet kan Arbeidstilsynet komme på tilsyn til alle virksomheter som har arbeidstakere i Norge. Det gjøres imidlertid risikovurderinger for å rette tilsynsaktiviteten mot virksomhetene og bransjene hvor det er størst risiko for brudd på sentrale arbeidsmiljøbestemmelser. Dette er løpende vurderinger Arbeidstilsynet foretar, men bransjer som bygg- og anlegg, serveringssteder og bemanningsbyrå er eksempler på områder som har fått ekstra oppmerksomhet av Arbeidstilsynet.

Arbeidstilsynet har ulike måter å kontakte virksomheter for å gjennomføre tilsyn. Dette kan være forhåndsmeldte tilsyn, uanmeldt tilsyn eller dokumenttilsyn.

Det vanligste er at virksomheten får en melding om tilsyn eller at det gjennomføres dokumenttilsyn. Uanmeldte tilsyn benyttes i hovedsak dersom Arbeidstilsynet har grunn til å mistenke at det ikke er tilstrekkelig sikkerhet på arbeidsplassen, for å avdekke kriminalitet eller lignende.

Når en virksomhet mottar melding om tilsyn, vil tilsynets fokusområder fremgå av brevet. Ofte vil Arbeidstilsynet be virksomheten om å oversende dokumentasjon i forkant eller eventuelt ha dette klart når tilsynet skal skje. I utgangspunktet vil Arbeidstilsynet avgrense tilsynet til det som er varslet i meldingen. Det første Arbeidsgiver bør gjøre, er derfor å lese meldingen grundig og overholde alle fristene som er angitt, for eksempel ved oversending av etterspurte dokumenter.

Hva kan Arbeidstilsynet kontrollere?

Arbeidstilsynet fører tilsyn med at bestemmelsene i og i medhold av arbeidsmiljøloven overholdes. Dette innebærer imidlertid ikke at Arbeidstilsynet kan kontrollere og gi pålegg om alle forhold ved arbeidsmiljøloven. Det går et vesentlig skille mellom offentligrettslige og privatrettslige regler i arbeidsmiljøloven, og det er bare de offentligrettslige reglene i arbeidsmiljøloven, Arbeidstilsynet har myndighet til å føre tilsyn med og gi pålegg om. Dette kan for eksempel gjelde krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. De privatrettslige reglene i arbeidsmiljøloven har ikke Arbeidstilsynet myndighet til å håndheve, for eksempel å bedømme om en arbeidstaker har blitt sagt opp uten saklig grunn. I slike tilfeller kan Arbeidstilsynet gi veiledning om relevante regler, men dersom en arbeidstaker mener at det foreligger usaklig oppsigelse, må arbeidstaker selv ta ut søksmål mot arbeidsgiver for å få saken prøvd for retten.

Det er ikke alltid like lett å skille mellom hvilke regler som er offentligrettslige og privatrettslige. For eksempel kan Arbeidstilsynet føre tilsyn med og gi pålegg dersom en arbeidsgiver ikke har oppfylt forpliktelsene til å utarbeide rutiner for intern varsling. Arbeidstilsynet har derimot ikke mulighet til å sanksjonere arbeidsgiver ved brudd på forbudet mot gjengjeldelse mot arbeidstakere som har varslet.

I tillegg er myndighetsområdet til Arbeidstilsynet i stadig utvikling, noe som kan føre til at områder som tidligere har vært privatrettslig regulert faller inn under Arbeidstilsynets myndighetsområde gjennom lovendringer. Dette var tilfellet for reglene om innleie av arbeidskraft, som fra 1. juli 2020 gikk fra å være privatrettslig regulert til å falle inn under Arbeidstilsynets myndighetsområde. For mer info om dette, se dette blogginnlegget.

Gjennomføring av tilsyn

I meldingen om tilsyn vil det fremgå hvem som stiller på tilsyn fra Arbeidstilsynet og hvem Arbeidstilsynet forventer skal delta fra virksomheten. Dette vil normalt være en representant fra arbeidsgiver og verneombud. 

Virksomheten står samtidig fritt til å stille med personer de mener er sentrale for tilsynet. Det er derfor viktig å tenke gjennom dette i forkant. Her vil det være sentralt å se hen til hvilke tema som er meldt for tilsynet. For eksempel kan det være hensiktsmessig å ha med en HR-ansatt dersom tilsynet skal fokusere på arbeidstid og innleie, mens dette ikke nødvendigvis er like relevant for tilsyn vedrørende den fysiske utformingen av arbeidslokalene. Virksomheten bør også vurdere om det er ønskelig å  konsultere med en rådgiver og eventuelt om rådgiveren skal være tilstede under  tilsynet.

Tilsynsrapport

En tid etter gjennomført tilsyn vil virksomheten motta en rapport. I rapporten vil det fremgå en oppsummering av hva Arbeidstilsynet avdekket ved tilsynet. Deretter vil det fremgå hvilke eventuelle pålegg Arbeidstilsynet finner grunn til å gi, og på hvilket grunnlag pålegget blir gitt.

Det er viktig å gjennomgå rapporten nøye og kontrollere at alle opplysningene Arbeidstilsynet vektlegger er korrekt. Dersom rapporten inneholder faktiske feil eller vurderinger som virksomheten er uenig i, bør virksomheten sende en skriftlig tilbakemelding om dette innen fristen som er oppgitt, normalt innen tre uker. Dersom virksomheten ser at det er nødvendig å komme med en tilbakemelding, men ikke har mulighet til å ferdigstille denne innen fristen, må virksomheten kontakte saksbehandleren for å be om fristutsettelse. Etter utløpet av fristen vil Arbeidstilsynet vedta påleggene som er varslet i tilsynsrapporten, med mindre de har mottatt opplysninger som tilsier at vurderingen ikke er korrekt.

De ulike reaksjonene Arbeidstilsynet kan komme med

Arbeidstilsynet kan rette flere ulike reaksjoner mot virksomheten ved brudd på arbeidsmiljøloven.

Pålegg

Den mest utbredte reaksjonen er pålegg. Med pålegg menes at virksomheten må rette opp i et spesifikt forhold innen en gitt frist. Dersom Arbeidstilsynet for eksempel avdekker at en virksomhet ikke utbetaler overtidstillegg, kan Arbeidstilsynet gi pålegg om at virksomheten må betale overtidstillegg i henhold til arbeidsmiljøloven § 10-6 (11).

Pålegg kan bare gis med virkning fremover i tid. Det betyr at dersom Arbeidstilsynet for eksempel avdekker manglende utbetaling av overtidstillegg, kan virksomheten bare få pålegg om å utbetale overtidstillegg i fremtiden. Et slikt pålegg vil derfor ikke innebære at arbeidsgiver må dokumentere utbetaling av manglende overtidsbetaling i perioden frem til pålegget ble gitt. Arbeidstakerne som ikke har mottatt korrekt betaling vil likevel ha et krav mot arbeidsgiver og kan  fremme kravet mot arbeidsgiver.

Overtredelsesgebyr

Ved særlig alvorlige eller gjentatte lovbrudd kan Arbeidstilsynet ilegge virksomheten overtredelsesgebyr på inntil 15 ganger grunnbeløpet i folketrygden. Per november 2022 tilsvarer dette NOK 1 672 155. Hvorvidt det skal ilegges gebyr og størrelsen på gebyret, fastsettes etter en konkret vurdering hvor Arbeidstilsynet blant annet vektlegger alvorligheten av overtredelsen, om det dreier seg om gjentatte overtredelser, graden av skyld og om virksomheten har oppnådd en fordel på grunn av overtredelsen.

Overtredelsesgebyr kan varsles samtidig som det gis pålegg og i enkelte tilfeller kan det også gis overtredelsesgebyr uten at det er gitt pålegg, dersom det avdekkes brudd som utgjør en åpenbar risiko. Det er også viktig å være oppmerksom på at varsel om overtredelsesgebyr kan gis i etterkant av at et pålegg er oppfylt. Dette kan derfor komme overraskende på virksomheten, som kan ha fått inntrykk av at saken var lukket. Det er derfor viktig å være oppmerksom gjennom hele prosessen og forsikre seg om at alle opplysninger Arbeidstilsynet bygger på er korrekt. 

Eksempelvis; Arbeidstilsynet avdekker at det i en virksomhet er arbeidet utover rammene for lovlig arbeidstid ved at flere arbeidstakere har arbeidet mer overtid enn det er lovlig adgang til. Virksomheten får derfor et pålegg om å sikre at alle arbeidstakere arbeider innenfor rammene for det som er lovlig etter arbeidsmiljøloven kapittel 10. Arbeidsgiver er enig i at enkelte arbeidstakere har arbeidet mer overtid enn det som er lovlig, men ser at antall timer Arbeidstilsynet har lagt til grunn er høyere enn det som er reelt. Dette vil ikke påvirke pålegget, men det er likevel viktig å gjøre Arbeidstilsynet oppmerksomme på denne faktiske feilen, da dette kan påvirke Arbeidstilsynets vurdering av om det skal ilegges overtredelsesgebyr eller ikke.

Tvangsmulkt

Dersom virksomheten ikke innretter seg etter de pålegg som blir gitt, kan Arbeidstilsynet vedta tvangsmulkt som et pressmiddel. Dette vil være en løpende tvangsmulkt enten per dag, per uke eller per måned, som løper frem til pålegget er oppfylt.

Stansing

Et annet pressmiddel Arbeidstilsynet kan benytte for at en virksomhet skal følge opp et pålegg, er å stanse arbeidet i virksomheten enten helt eller delvis. 

Stansing kan også vedtas dersom det foreligger umiddelbar fare for arbeidstakernes liv og helse. Et eksempel på dette kan være arbeid i høyden uten tilstrekkelig sikring. For at Arbeidstilsynet skal oppheve stansen, må virksomheten dokumentere at faren ikke lenger er tilstede eller at denne er redusert til et forsvarlig og lovlig nivå.

Mulighet for å klage

Vedtak som fattes av Arbeidstilsynet kan påklages innen tre uker fra virksomheten mottok vedtaket. Dersom virksomheten ikke er enig i vedtaket som er fattet, må klageadgangen benyttes for å unngå at det vedtas pressmiddel som tvangsmulkt eller stansing.

Det stilles ingen formelle krav til klagen, men det er viktig at virksomheten tydelig viser til hvilket vedtak som påklages, grunnlaget for klagen og hvilke endringer virksomheten mener må gjøres. Klagen bør også inneholde enhver opplysning som kan ha betydning for Arbeidstilsynets vurdering av klagen.

Dersom vedtaket endres til klagers fordel, kan virksomheten ha krav på å få dekket vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket.

Vi kan bistå deg

Strategiske forberedelser og ryddig oppfølging ved tilsyn kan påvirke om det gis pålegg og om virksomheten ilegges overtredelsesgebyr. Advokatfirmaet PwC har lang erfaring og solid kompetanse innen arbeidsrett og egne advokater med bakgrunn fra Arbeidstilsynet. Dette gjør oss godt rustet til å bistå deg i forbindelse med tilsyn, utarbeidelse av tilsvar og eventuelle klager.

Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat!