Hva må du vite om SAF-T regnskap hvis du driver virksomhet i Norge fra utlandet (med eller uten mva-representant)?

Om du som utenlandsk næringsdrivende driver skatte- og/eller avgiftspliktig virksomhet i Norge, har du bokføringsplikt etter bokføringsloven. Dette inkluderer også kravet om at bokførte opplysninger skal være tilgjengelige i standardisert form, kjent som SAF-T Regnskap. Selv for de utenlandske næringsdrivende som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret med en representant, er det viktig å merke seg at det ikke eksisterer spesifikke unntak fra disse kravene.

Bokføring og SAF-T regnskap for utenlandske næringsdrivende i Norge

Hvis du er en utenlandsk næringsdrivende som driver skatte- eller avgiftspliktig virksomhet i Norge, har du bokføringsplikt etter bokføringsloven. Det betyr at du må registrere alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering, som for eksempel årsregnskap og skattemelding for merverdiavgift.

Du må også kunne gjengi de bokførte opplysningene i en standardisert form (SAF-T Regnskap) dersom Skatteetaten ber om det ved kontroll. SAF-T Regnskap er et elektronisk format som gjør det enklere for Skatteetaten å analysere og sammenligne regnskapsdata fra ulike virksomheter.

Kravet til SAF-T Regnskap gjelder uavhengig av om du har plikt til å registrere deg i Merverdiavgiftsregisteret med en representant eller ikke. En representant er en person eller et foretak som har fullmakt til å opptre på vegne av den utenlandske næringsdrivende i relasjon til merverdiavgiftsloven.

Dersom du kun har pliktig regnskapsrapportering til Norge i form av skattemelding for merverdiavgift, vil bokføringsplikten naturlig begrense seg til opplysninger som skal inngå i denne skattemeldingen, samt relevante spesifikasjoner. Spesifikasjoner er detaljerte oversikter over blant annet kontoer, kunder, leverandører og merverdiavgift.

Krav og utfordringer forbundet med levering av en SAF-T regnskapsfil

For å kunne levere en SAF-T regnskapsfil som tilfredsstiller kravene til innhold, må du sørge for at bokføringen overholder norske bokføringsregler. Det kan by på noen utfordringer, avhengig av hvordan du organiserer og gjennomfører bokføringen for den norske virksomheten. Det er ikke krav om at det er regnskapssystemet som genererer SAF-T filen. Det er tillatt å bruke en tredjepart som tilbyr SAF-T konvertering slik PwC også tilbyr. En utfordring kan være hvis bokføringen skjer i utlandet som en integrert del av hovedselskapets bokføring. Da kan det være vanskelig å skille ut de transaksjonene som gjelder den norske virksomheten, og å oppfylle kravet til kontrollspor. Kontrollspor betyr at det skal være en entydig sammenheng mellom de bokførte opplysningene og den underliggende dokumentasjonen.

For å løse dette problemet, må du etablere systemer som gjør at du kan benytte en egen nummerserie for den norske virksomhetens transaksjoner og disposisjoner. Du må også sørge for at kunde- og leverandørspesifikasjonen kun inneholder opplysninger som gjelder den norske virksomheten, og at de viser inngående og utgående saldo.

En annen utfordring kan være hvis bokføringen skjer i Norge, men omfatter ikke betalingstransaksjoner. Det kan for eksempel være tilfelle hvis du bruker en representant som lager et enkelt avgiftsregnskap basert på fakturert omsetning og inngående fakturaer, men ikke oppretter en egen bankkonto for den norske virksomheten. Da vil du ikke ha oversikt over om fakturaene er betalt eller ikke, og kunde- og leverandørspesifikasjonen vil ikke vise faktiske fordringer og gjeld.

For å løse dette problemet, kan du få oversendt opplysninger over betalingene som vedrører den norske virksomheten fra hovedselskapet, og bokføre dem med riktig dato og beløp i det norske avgiftsregnskapet. Motposten til posteringene vil være hovedselskapets bankkonto.

Konsekvenser

Hvis du ikke overholder kravene til bokføring og SAF-T Regnskap, kan du risikere å få tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr fra Skatteetaten. Derfor er det viktig at du setter deg inn i regelverket og tilpasser bokføringen til den norske virksomheten.

Denne bloggen er skrevet med bidrag fra kunstig intelligens "Harvey".

Innholdet i bloggen er ment som generell informasjon, og skal ikke anses som juridisk rådgivning. Innholdet er ofte forenklet og er ikke tilpasset mottakers konkrete situasjon. I tillegg kan det ha kommet endringer etter at bloggen ble publisert som ikke er reflektert. Vi anbefaler derfor at det søkes profesjonell bistand. Advokatfirmaet PwC AS tar ikke ansvar for eventuelle feil eller mangler i bloggen, herunder beslutninger som helt eller delvis er basert på innholdet.