Koronavirus - hva kan bedriften din gjøre om krisen utvikler seg?

Koronaviruset, Covid-19, rykker nærmere oss. Situasjonen er preget av usikkerhet og ting kan endre seg fort. For bedrifter er det viktig å kartlegge mulige konsekvenser av viruset for å være i forkant. Konsekvensene kan være mange, kunder som uteblir, ansatte som blir satt i karantene og bedrifter kan gå tom for nødvendige varer og materialer.

Vi vil i denne artikkelen se på hvilke grep en bedrift kan ta for å redusere kostnader og fri seg fra kontraktsforpliktelser dersom bedriften ikke kan oppfylle sine forpliktelser som følge av koronaviruset. Tiltak overfor ansatte kan også bli nødvendig, dels av hensynet til smittevern men også som påkrevde grep for kostnadskutt. 

Første del av dette innlegget retter seg mot muligheten for virksomheter å si seg løs fra eller fastholde kontraktsforhold som følge av koronaviruset ved en Force Majeure-hendelse, og annen del retter seg mot arbeidsgivers håndtering av ansatte i forbindelse med viruset. 

Koronavirus i kontraktsforhold 

Utgangspunktet i norsk rett er at avtaler skal holdes. Utgangspunktet er derfor at avtaler skal holdes også i en situasjon med risiko for smitte og økende antall smittede. 

Dagens globale økonomi gjør at tiltak for smittevern og sykdom i en del av verden får store konsekvenser andre steder. Dette gjør at bedrifter kan oppleve at leveranser av varer og materiell ikke blir levert, slik at norske bedrifter ikke kan oppfylle sine kontraktsforpliktelser. Andre bedrifter opplever at kunder uteblir eller at smitteverntiltak gjør at arrangementer må avlyses. I hvilke tilfeller kan en bedrift gå fra sine kontraktsforpliktelser i slike tilfeller?

Vi har ikke en generell regel om Force Majeure i norsk rett. I de fleste kontraktsforhold mellom profesjonelle parter er det imidlertid inntatt bestemmelse om at en avtalepart kan gå fra sine kontraktsforpliktelser ved såkalte “Force Majeure”-hendelser. 

Force Majeure - ikke regulert i avtalen

I tilfeller hvor Force Majeure ikke er avtaleregulert så gjelder det likevel lovfestede og ulovfestede regler som kan begrense en misligholdende avtalepart sitt ansvar i kontraktsforhold. Reglene her varierer fra bransje til bransje og ved ulike kontraktstyper. For eksempel følger det av kjøpsloven at ved forsinkelse så vil ikke selgeren være erstatningsansvarlig for tap dersom selgeren godtgjør at forsinkelsen skyldes en hindring som var utenfor selgerens kontroll. Vurderingene beror på konkrete interesseavveininger om det er rimelig at en avtalepart skal bli fri fra sitt kontraktsansvar. Utgangspunktet for vurderingen er klart, avtaler er bindende for partene. I dette innlegget vil vi i fortsettelsen kun omtale de avtalefestede Force Majeure tilfellene. 

Force Majeure - regulert i avtalen

Ved vurderingen av om konsekvensen av koronasviruset gir en part rett til å gå fra sine kontraktsforpliktelser er det ikke avgjørende om det er en Force Majeure-bestemmelse, det avgjørende er om denne bestemmelsen omfatter det aktuelle tilfellet. Vurderingen av virkeområdet til en Force Majeure bestemmelse tar alltid utgangspunkt i kontraktsbestemmelsens ordlyd. Force Majeure-bestemmelser er ofte generelt utformet, nettopp fordi de skal regulere uventede hendelser. Ofte innebærer definisjonen av Force Majeure-hendelser en opplisting av eksempler, og som ikke er ment å være fullstendige. Det er ikke krav til at bestemmelsen konkret må angi smittefare eller sykdom for å komme til anvendelse på koronatilfeller, men bestemmelsen må etter sin ordlyd omfatte forholdet. 

For å vurdere om koronaviruset kan anses som en Force Majeure-hendelse, må avtalepartene tolke og vurdere om opplistingen som er gjort i avtalen har likhetstrekk med konsekvensene koronaviruset har for avtaleparten som påberoper seg Force Majeure. 

Dersom bestemmelsen ikke omtaler epidemier eller sykdom, eller konsekvenser av dette som eksempel på en Force Majeure-hendelse så vil det være relevant å se hen til det ulovfestede begrepet og bransjepraksis i vurderingen. Dette kan være en krevende øvelse, ettersom vi har få lignende tilfeller i Norge tidligere. I slike vurderinger vil det bli tatt en interessevurdering mellom partene basert på kontraktsbestemmelsen, hvem av partene som har risikoen for det inntrådte. 

Force Majeure-hendelser sikter til ytre og ekstraordinære hendelser som medfører at avtaleparten går fri fra sine kontraktsforpliktelser. Eksempler som ofte blir opplistet på Force Majeure-hendelser er krig, streik eller andre “acts of God” som er utenfor partenes kontroll og innflytelse slik at det hindrer eller vanskeliggjør oppfyllelsen av kontrakten. 

For eksempel vil en leverandør kunne hevde at enten egne ansatte i karantene eller manglende leveranser medfører at de ikke kan levere sine ytelser, og at de da kan påberope seg Force Majeure slik at en manglende levering ikke medfører erstatningsansvar. Force Majeure kan også påberopes ut mot virksomhetens kunder dersom koronaviruset hindrer levering av varen/tjenesten. 

Økonomisk Force Majeure

Det er også praksis på det såkalte “økonomisk Force Majeure”, som innebærer at en prisstigning på råvarer og driftsmidler som helt forrykker de økonomiske forutsetningene for en avtale, kan gi grunnlag for å kreve selgernes forpliktelser lempet. Rettspraksisen fra disse områdene stammer stort sett fra mellomkrigstiden, men synspunktene har støtte også i nyere juridisk litteratur.

Vurdering av Force Majeure 

Hva som kvalifiserer til Force Majeure, vil kunne variere mellom ulike typer kontraktsforhold og bransjer. For eksempel kan det hevdes at koronaviruset enklere vil kunne kvalifisere til Force Majeure dersom kontrakten innebærer samling eller kontakt med et høyt antall mennesker, eller at kontraktsforpliktelsen innebærer arbeidsinnsats fra ansatte som er i karantene. Et annet eksempel kan være at en produksjonsstans hos egne leverandører fører til at den ene kontraktsparten ikke kan oppfylle sine forpliktelser.  

Generelt vil en Force Majeure-vurdering avhenge av om sykdomsutbruddet var synlig ved kontraktsinngåelsen, om det var uunngåelig i tilknytning til forekomst og innvirkning, og om konsekvensene av utbruddet er umulig å overkomme. Følgelig vil det være vanskeligere å påberope seg koronaviruset som Force Majeure-hendelse dersom kontrakten ble inngått etter utbruddet. 

Dersom den ene avtaleparten påberoper seg Force Majeure, må den gi beskjed til den andre avtaleparten om dette innen rimelig tid. Tilsvarende må den andre avtaleparten på vanlig måte forholde seg til tidsfristene etter reklamasjonsreglene dersom den mener at koronaviruset ikke kvalifiserer til Force Majeure i det konkrete kontraktsforholdet. 

Koronavirus og ansatte

For svært mange bedrifter er de ansatte den viktigste ressursen, men også en vesentlige kostnad. I en situasjon hvor inntektene helt eller delvis bortfaller kan det være nødvendig å foreta grep for å redusere lønnskostnader. 

Godt samfunnsansvar

Koronaviruset vil potensielt medføre betydelige sykepengebelastninger. Vi vil i dette perspektiv oppfordre alle arbeidsgivere til å ta samfunnsansvar. Det vil være store forskjeller i ulike virksomheter, men generelt kan det vurderes retningslinjer for hvordan virksomheten kan tilrettelegge for at arbeidstakerne i så stor grad som mulig kan utføre arbeidet, samtidig som godt smittevern utøves og særskilt utsatte grupper skånes. 

Permittering

Dersom det er nødvendig å permittere pga koronavirus, for eksempel på grunn av redusert ordretilfang, vil arbeidsgiver potensielt kunne benytte permittering. Permittering medfører at de ansatte ikke har arbeidsplikt og arbeidsgiver fritas for lønnsplikt i en midlertidig periode. 

Hovedvilkåret for at permittering kan benyttes er at det foreligger saklig grunn. Nødvendige kostnadsreduksjoner som ordremangel, inntektsbortfall, arbeidshindringer osv. vil være forhold som kan oppfylle hovedvilkåret. Naturhendelser og andre “Force Majeure”-hendelser vil normalt også oppfylle kravet til saklig grunn. En forutsetning for å benytte permittering er at den skal være midlertidig. Uklarheten av varighet og omfang av følgene av koronaviruset for bedrifter vil i de fleste tilfellene innebære at et inntektsbortfall er midlertidig og at vilkåret for permittering derfor er oppfylt.

Vanligvis gjelder det en varslingsfrist på 14 dager for permittering også pga koronaviruset, men dersom koronaviruset bidrar til en uforutsett hendelse, vil varslingsfristen kunne være såpass kort som 2 dager. 

Regjeringen har foreslått å innføre strakstiltak for å bøte på de økonomiske konsekvensene av korona. Dersom en bedrift permitterer en ansatt i dag, er bedriften pliktig til å betale lønn i de første 15 dagene av permitteringsperioden. Fortsetter permitteringen utover 15 dager, overtar Nav kostnaden og betaler dagpenger til arbeidstakeren. Regjeringen foreslår å redusere perioden bedriften skal dekke lønn for den ansatte ved permittering. Dette medfører at staten vil på et tidligere tidspunkt overta kostnaden. De konkrete endringene vil bli presentert førstkommende fredag. 

Om etterspørselen av varer eller tjenester eller de økonomiske konsekvensene for en bedrift blir varige så vil ikke vilkårene for permittering være oppfylt, det må eventuelt da vurderes nedbemanning.  

Involvér tillitsvalgte!

Vi anbefaler at arbeidsgiver involverer tillitsvalgte før beslutning om permittering eller nedbemanning foretas. De ansatte har mulighet for å finne frem til bedre løsninger sammen med arbeidsgiver enn det arbeidsgiver kan gjøre ensidig. Et eksempel på at permittering kan unngås med avtale med ansatte er om ansatte i en periode arbeider i reduserte stillinger. 

Arbeidsgiver kan bruke styringsretten for å iverksette smitteverntiltak

Dersom det er behov for å iverksette smitteverntiltak kan arbeidsgiver også benytte styringsretten i å instruere deler av de ansatte til å arbeide hjemmefra, selv om dette skulle være strengere enn det for eksempel helsemyndighetene legger opp til. I slike situasjoner må det adresseres hvilke forventninger bedriften har til den ansatte i den perioden, eller om den ansatte skal få lønnet permisjon. 

Andre tiltak som arbeidsgiver ved hjelp av styringsretten kan benytte er å begynne med skiftarbeid, både i de situasjoner der deler av arbeidsstokken er redusert, men også som et tiltak for å minimere personlig kontakt på arbeidsplassen mellom de ansatte. Selv om arbeidsgiver har anledning til dette må det også være en åpning for dette i arbeidsavtalen med tilhørende regulering. Arbeidsgiver bør også vurdere å dele arbeidsstokken fysisk slik at dersom en ansatt blir smittet så blir ikke hele virksomheten satt ut av spill.

Andre smitteverntiltak

Forbud mot tjenestereiser internasjonalt og nasjonalt vil kunne være nødvendige tiltak som arbeidsgiver kan innføre overfor de ansatte. Etter ferieloven kan arbeidsgiver også nekte de ansatte å ta ut ferie i en gitt periode, såfremt dette ikke faller inn under hovedferieperioden (1 juni – 30 september) eller hvis det avtalt andre rettigheter i arbeidsavtale, tariffavtale eller annen regulering. Arbeidsgiver kan også anbefale at visse destinasjoner frarådes basert på helsemyndighetenes anbefalinger. Det er likevel ikke slik at arbeidsgiver kan forby fritidsreiser til visse destinasjoner, med mindre det er avtalt en slik rettighet mellom partene. Dersom en ansatt trosser helsemyndighetenes reiseanbefalinger og blir smittet så kan det stilles spørsmål om fravær som følge av smitte eller pålagt hjemmekarantene gir grunnlag for berettiget sykefravær.

Arbeidsgivers håndtering av informasjon om smittede i virksomheten 

Opplysninger om at en ansatt er smittet av koronavirus anses som en  “særlig kategori” personopplysninger etter personvernforordningen(GDPR). Arbeidsgiver må behandle slike opplysninger med særskilt varsomhet. 

Datatilsynet har nylig utarbeidet en veiledning om koronasmitte og personvern. Vi anbefaler alle arbeidsgivere å lese denne, samt følger med på eventuelle oppdateringer. 

Datatilsynet har lagt til grunn at arbeidsgiver kan gi informasjon innad i virksomheten om at en ansatt er smittet eller i karantene dersom slik informasjon er nødvendig for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Det er viktig at informasjonen begrenses til det som er nødvendig, og at den ansattes integritet og verdighet ivaretas.  

Det er viktig at arbeidsgiver ikke videreformidler informasjon om at enkeltansatte er smittet eller i karantene til utenforstående. I slike tilfeller bør informasjonen begrenses til at vedkommende er fraværende eller ikke tilgjengelig. Dersom et stort antall ansatte blir rammet av smitte eller er i karantene, anbefales det at virksomheten utarbeider en konkret plan for kommunikasjon med eksterne som hensyn tar medarbeidernes situasjon.

Finansiell risiko og fortsatt drift

Det nærmer seg avleggelse av årsregnskap for mange bedrifter. I denne forbindelse må det enkelte selskap vurdere om det foreligger hendelser etter balansedagen som er opplysningspliktige. Siden viruset ikke var kjent ved årsskiftet, skal ikke konsekvensene av dette påvirke målingen av eiendeler og forpliktelser i årsregnskapet for 2019. Dersom utbruddet medfører et vesentlig verdifall på eiendelene i 2020 foreligger i utgangspunktet kun en opplysningsplikt om dette. Eksempler på dette kan være høyere kredittap på fordringer, lavere salgsverdi på varelager og verdifall på anleggsmidler. Dersom konsekvensene av koronaviruset utfordrer fortsatt drift-forutsetningen, kan vurderingen bli en annen.

Styret i foretak som ikke er små skal i årsberetningen redegjøre for foretakets virksomhet og stilling samt beskrive de mest sentrale risikoer og usikkerhetsfaktorer de står overfor. Det skal også gis en redegjørelse som gir grunnlag for å vurdere den framtidige utviklingen. Dersom styret vurderer at det er risiko for at selskapets utvikling vil bli påvirket av koronaviruset (direkte eller indirekte) så vil dette være en slik usikkerhetsfaktorer som skal omtales. Utbruddet vil kunne påvirke risikoen for prisendringer i markedet (ref. oljeprisfall), kredittrisiko og likviditetsrisiko. Styret skal også gi opplysninger om finansiell risiko som er av betydning for å bedømme foretakets eiendeler, gjeld, finansiell stilling og resultat.

Store foretak som avgir redegjørelse om samfunnsansvar må vurdere om det er relevant å opplyse om prosedyrer og tiltak som er iverksatt for å unngå smitte. Dette kan anses å være en del av hensynet til sosiale forhold.

Selskaper som forventer en langvarig inntektsreduksjon må i fremtidige rapporteringsperioder vurdere om selskapet må foreta en nedskrivning av verdiene i selskapets balanse.

Selskaper som har svak likviditet og/eller egenkapital må også være bevisst plikten styret har til å vurdere selskapet om selskapets likviditet og egenkapital er forsvarlig. Dersom den ikke er forsvarlig på bakgrunn av risikoen ved og omfanget av selskapets virksomhet så har styret handlingsplikt. Når styrets handleplikt er inntrådt så plikter styret å innkalle generalforsamlingen og gi den en orientering om selskapets økonomiske stilling samt å fremlegge forslag til tiltak for å bedre situasjonen. 

                                                                        ***

Dette blogginnlegget er skrevet av Jon Magnus Hellevik og Jan Egill Wendelboe Aarø.