Naturalytelser i arbeidsforhold - hva er status mot slutten av 2020?

PwC tar er et kort blikk på hvor vi står snart 2 år etter at de nye reglene for naturalytelser i arbeidsforhold trådte i kraft. Vi ser nærmere på gaver, personalrabatter og ytelser fra andre enn arbeidsgiver. Sist men ikke minst ser vi på lempninger som er gitt under korona-pandemien og hvordan arbeidsgiver kan bruke kreativiteten til å lage et alternativ til julebordet.

Naturalytelser - generelt

Naturalytelser i arbeidsforhold anses i utgangspunktet som skattepliktig lønnsinntekt jf. Skatteloven § 5-12, jf. § 5-10. En naturalytelse defineres som “enhver økonomisk fordel som ytes i annet enn kontanter, sjekker og lignende betalingsmidler.”

Av eksempler på naturalytelser nevner vi her personalrabatter, rabatter, ytelser og gaver fra andre enn arbeidsgiver, elektroniske kommunikasjonstjenester(EKOM) og velferdstiltak i form av arrangement som julebord. 

Personalrabatter og tredjepartsrabatter/-ytelser

Selv om  det nå er en stund siden nye regler ble innført i januar 2019, er vi redd temaet vil være “evig aktuelt”. 

For å kunne klare å oppfylle plikter til korrekt innrapportering av fordeler er det svært viktig at det  skilles mellom det man kan kalle “interne rabatter” i form av personalrabatter og “eksterne rabatter” som man får fra tredjeparter. Husk også at en rabatt man får hos en “tredjepart” kan bli ansett som en personalrabatt, dersom arbeidsgiver også selger samme vare/tjeneste som den man får rabatt på hos leverandøren.

Personalrabatter - skattefritak for rabatt på varer/tjenester som omsettes i virksomheten, innenfor en ramme på kr 8 000 pr år pr arbeidsgiver. Arbeidsgiver har ansvar for å ha systemer på plass for å fange opp fordelene og innberette når fribeløpet er fyllt opp. Fordeler utover fribeløpet er utvilsomt å anse som en fordel vunnet ved arbeid. Det er ingen grense for hvor stor prosentvis personalrabatt man kan få - får man en gave fra arbeidsgiver til en verdi av kr 8 000, og denne varen omsettes i virksomheten, ja så er dette en skattefri personalrabatt om man ikke hadde fyllt opp noe av fribeløpet tidligere dette året. 

Tredjepartsrabatter/-ytelser - skatteplikt for ytelser mottatt i arbeidsforholdet, men gjennom andre enn arbeidsgiveren, såkalte tredjeparter. Her er det ingen skattefri grense og som utgangspunkt vil det da være skatteplikt fra første krone. 

For at en tredjepartsrabatt skal være skattepliktig som lønn og dermed rapporteringspliktig, må det imidlertid kunne fastslås at den representerer en “fordel vunnet ved arbeid”, jf. skatteloven § 5-1. Det betyr at det både må konstateres at de ansatte mottar en fordel i skattelovens forstand, og at det er tilstrekkelig tilknytning mellom denne fordelen og arbeidet for at det skal kunne konkluderes med skatteplikt.

Det er arbeidsgiver som har innberetningsplikt for alle skattepliktige rabatter oppnådd av de ansatte gjennom avtaler arbeidsgiver har inngått med tredjeparter. For at disse ytelsene skal være skattepliktige som fordel vunnet ved arbeid må det være tilstrekkelig tilknytning mellom fordelen og arbeidet. Her må man gjøre en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle, men når rabattavtalen er inngått med en forretningsforbindelse(i vid forstand) er tilknytningen normalt tilstede. 

Hva blir da skattepliktig fordel? Den skattepliktige fordelen av en naturalytelse er differansen mellom omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet og det mottakeren har betalt for ytelsen. Dersom det er vanlig med 5 % rabatt (for en bestemt type vare/tjeneste), mens man gjennom arbeidsgivers rabattavtale med en tredjepart oppnår 10 %, så vil 5 % rabatt utgjøre “omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet”. Den delen av rabatten som oppnås utover “gjengs tilgjengelig rabatt”, vil altså representere en skattepliktig fordel.

Uttak av bonuspoeng hos flyselskaper og hotellkjeder er tredjepartsytelser, men dette området har neppe vært høyaktuelt for særlig mange dette året. Like fullt skal privat bruk av arbeidsopptjente poeng rapporteres som skattepliktig fordel for de som har klart å ta ut poengene til privat bruk i 2020. 

Her vil det nå også være viktig for arbeidsgiver å fange opp alle skattepliktige ytelser før årsskiftet, slik at lønnsinnberetningen skjer rettidig og kommer med på riktig inntektsår.  Arbeidsgiver vil  ha et ansvar for at det er innført klare retningslinjer og rutiner for å fange opp fordelene de ansatte eventuelt oppnår. Som oftest skjer dette ved at man ansvarliggjør de ansatte ved å pålegge dem å melde fra om oppnådde skattepliktige fordeler. Man vil gjennom en slik rutine kunne ansvarliggjøre den ansatte i forhold til å melde fra. Når forsvarlig rutine og oppfølging er på plass vil man kunne slå fast at arbeidsgiverpliktene er oppfylt på dette punktet. Dersom man ikke har en rutine etablert, og ansatte ikke melder fra om skattepliktige rabattfordeler vil det tilsvarende kunne påstås at arbeidsgiverpliktene ikke er oppfylt.  

Når vi kommer til årsslutt er det to år siden disse reglene ble innført, og da kan man neppe spille kortet om at dette er nye regler man ikke kjenner til.   

Gaver

Gaver i arbeidsforhold er i utgangspunktet skattepliktige, men det følger av Finansdepartementets forskrift til utfylling og skatteloven av 26. mars 1999 nr. 14 (FSFIN), § 5-15 at gaver i arbeidsforhold er skattefrie når gitte vilkår er oppfylt. Gaven må blant annet bestå av noe annet enn kontante penger eller verdipapir/kort som kan veksles inn i penger. Gavekort uten mulighet for innveksling i  kontanter vil være ok. Etter disse reglene kan man gi en generell gave innenfor kr 2 000 pr år dersom alle i bedriften får slik gave. Julegaven til de ansatte pakkes normalt inn i disse reglene. 

Gitt at vilkårene for personalrabatter nevnt over (kr 8 000) og de generelle gavereglene nevnt her er oppfylt, så kan man faktisk motta en gaveytelser på til sammen kr 10 000 uten å måtte skattlegges for det. En videre  konsekvens er at det da heller ikke er snakk om arbeidsgiveravgift for arbeidsgiver.  

Gaver fra og med 2021 - Dersom Regjeringen får støtte for sitt forslag til Statsbudsjett for 2021, vil det bli enda “hyggeligere” å gi gaver til sine ansatte neste år. Det ligger nå inne et forslag i statsbudsjettet om å øke skattefritaksgrensen for den generelle gaven til kr 5 000. Videre lempes det nå på kravet om at det må være en generell ordning i bedriften. Det vil altså bli rom for å gi en gave av høyere verdi og det blir mer fleksibelt hva man kan gi. Det vil heretter følgelig være mulig å motta en gave på inntil kr 13 000 ved kombinasjon av reglene om gaver og personalrabatter, og fortsatt være innenfor skattefritaksreglene. Avgjørelsen kommer først når budsjettet vedtas i Stortinget i første halvdel av desember. 

EKOM og Korona-hjemmekontor

Arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjonstjeneste (EKOM), bedre kjent som fri bruk av telefon/internett, er en skattepliktig ytelse, hvor det også fremkommer spesialregler, jf. FSFIN, § 5-12-20. 

Hovedregelen her er at man skattlegger adgangen til privat bruk utenfor ordinær arbeidssituasjon, og at fordelen fastsettes etter sjablonreglene dersom det forøvrig finnes et tjenstlig behov for at den ansatte disponerer tjenesten. Dette utgjør kr 366 pr mnd dvs kr 4 392 pr år, uavhengig av om man får dekket én eller flere EKOM-tjenester (telefoni og internett). Uten tjenstlig behov så vil fordelen måtte fastsettes basert på påløpte kostnader, men det skal normalt svært lite til for at man anses å ha tjenstlig behov.   

Det er i disse dager svært mange som må arbeide fra hjemmekontor på grunn av korona-pandemien, og for å være tilgjengelig på “arbeidsplassen” må man ha med seg jobbtelefonen hjem. For de som normalt ikke har hatt denne med hjem, og som av den grunn tidligere ikke har blitt beskattet for denne EKOM-fordelen, ville man i utgangspunktet nå bli rammet av skattepliktsreglene for “adgangen til privat bruk..”. Her har imidlertid skattemyndighetene lempet litt på reglene under korona-pandemien, og en prinsipputtalelse ble publisert 31. mars 2020. 

Uttrekk fra denne prinsipputtalelsen:

"Det kan med dette legges til grunn at midlertidige og forholdsmessige tiltak som iverksettes for å begrense smitte av koronaviruset, og for å opprettholde driften til arbeidsgiver (f.eks. gjennom hjemmekontor), som et klart utgangspunkt, ikke vil utløse skatteplikt for arbeidstakere."

Under forutsetning av at hjemmekontoret er midlertidig så vil uttalelsen bety at det ikke skal foretas EKOM-beskatning selv om man har arbeidsgivers telefon tilgjengelig hjemme. Dette vil da bli annerledes når hjemmekontor ikke lenger er begrunnet i Korona-situasjonen (når det eventuelt skjer)

Velferdstiltak - må vi avlyse julebordet i år? Eller finnes det muligheter?

Velferdstiltak er nok et eksempel på naturalytelser som i utgangspunktet også anses som skattepliktige, men hvor det er omfattende unntak og skattefritak dersom de kan defineres som “rimelige”. Julebord som tilbys alle eller en betydelig gruppe i bedriften er et slikt rimelig og skattefritt velferdstiltak. Som vi alle vet blir dette helt annerledes i år. Samtidig har myndighetene åpnet for at det skal være mulig å opprettholde en viss sosial aktivitet selv i disse vanskelige tidene. Hva er det så mulig å gjøre dette året?

Her støtter vi oss på en Uttalelse fra Finansminister Sanner, 28. september 2020 (utdrag):

“I nåværende situasjon kan det ikke kreves at alle ansatte i en virksomhet deltar på et felles julearrangement – i så fall ville det ikke være mulig for mange virksomheter å gjennomføre et slikt tiltak. Det er derfor ikke noe i veien for at de ansatte går ut og spiser julemiddag i mindre grupper, innenfor helsemyndighetenes retningslinjer for avstand og antall personer som kan samles. Dette vil gjelde uavhengig av om arbeidsgiver dekker middagen i form av gavekort eller ved refusjon av utgifter. Vilkåret om at velferdstiltaket må være rimelig for at dette skal være skattefritt, vil gjelde som ellers.”

For å gjøre det litt enklere, så kan man kort si at følgende kan dekkes skattefritt som et alternativ til det ordinære julebordet:

• Gavekort på restaurant - ja, innenfor velferdstiltaksregelene om to eller flere kollegaer går sammen
• Julekurv levert hjem - ja, såfremt innenfor gavereglene
• Virtuell julefrokost/-lunch via nettmøte, hvor alle har mottatt en matleveranse på døren betalt av arbeidsgiver - ja, må i tilfelle bli akseptert som et rimelig velferdstiltak på grunn av koronasituasjonen.  
• Virtuell middag hvor man kjøper inn og lager selv evt. bestiller “hjemlevering” og refunderer kostanden. Kombinert med en “streamet” konsert som “alle” er med på via egnet kanal (Meet - Webex etc.)?

Kommer årsslutt som “julekvelden på kjerringa” - eller kommer du i mål i tide?

2020 har på mange måter blitt “annerledesåret”, og arbeidsgivere har måttet tenke “nytt” både rundt det å gjøre ansatte i stand til å gjøre jobben sin, og det å gjøre noe hyggelig for sine ansatte. De gamle reglene for fordelsbeskatning gjelder fortsatt og de gamle fritaksreglene passer ikke så godt i koronasituasjonen, men det finnes heldigvis handlingsrom også nå.

Inn mot årsslutt så har arbeidsgiver flere oppgaver som må utføres for å oppfylle sine plikter til korrekt rapportering. Det ligger mye god personalhåndtering i å gjøre rett rapportering lett for de ansatte. Ved å sette seg inn i de lempninger som er gitt er det også fint mulig å gjøre noe hyggelig for sine medarbeidere nå i førjulstiden.

                                                                          ***
Dette blogginnlegget er skrevet av Erland Nørstebø og Per Einar Lunde.