Nye krav til godtgjørelsesordninger for ledende personer i børsnoterte selskap

Den 1. januar 2021 kom det nye regler som forplikter børsnoterte selskaper til å utarbeide retningslinjer for selskapets avlønningspolitikk for ledende personer og en rapporteringsplikt knyttet til dette.

Bakgrunnen for de nye reglene er å legge til rette for økt langsiktig engasjement i selskapet fra aksjonærenes side. Målet er at dette skal kunne skje ved mer åpenhet om selskapets godtgjørelsesordninger og lønnspolitikk, og tilrettelegging for aksjonærenes påvirkningsmuligheter. Som et ledd i dette skapes bedre forbindelse mellom ledelsens godtgjørelse og selskapets resultater.

I tillegg til å legge til rette for mer involvering av aksjonærene, mener vi at den åpenheten rundt godtgjørelsesordninger som det her legges opp til, også vil være et positivt tilskudd blant annet i likestillingsøyemed. Ved å offentliggjøre retningslinjene for selskapets godtgjørelsesordninger, får de ansatte, i tillegg til samfunnet ellers, mulighet til å gjøre seg kjent med selskapets lønnspolitikk, samtidig som at rapporten viser om selskapets lønnspolitikk faktisk blir etterlevd. På denne måten kan de ansatte selv føre kontroll med hvordan deres lønn stiller seg i forhold til den samlede lønnspolitikken, samtidig som selskapet også vil bli eksponert for eventuell dårlig likestilling blant sine ansatte. 

Dette har imidlertid også en side mot selskapets omdømme. Det finnes flere eksempler på at godtgjørelse til ledende personer har blitt satt under lupen av media, særlig i selskaper hvor staten er en betydelig aksjonær. I slike tilfeller vil åpenhet rundt selskapets retningslinjer for godtgjørelsesordninger, og hvordan dette henger sammen med selskapets resultat, kunne redusere risikoen for omdømmetap. Det er derfor viktig at både retningslinjene og rapporten hele veien viser til hvordan godtgjørelsesordningene er tiltenkt å støtte selskapets langsiktige forretningsstrategi.

Hva er nytt?

Det nye regelverket medførte endringer i allmennaksjeloven § 6-16 a, samtidig som det ble innført ny § 6-16 b, med tilhørende ny forskrift. For å få en oversikt over hva som er nytt i forbindelse med lovendringen og den nye forskriften, har vi listet opp de konkrete endringene her:

• Krav om retningslinjer og rapporteringsplikten gjelder bare for børsnoterte allmennaksjeselskaper, ikke unoterte selskaper
• Retningslinjene skal utarbeides på en tydelig og forståelig måte, som bidrar til selskapets “forretningsstrategi, langsiktige interesser og økonomiske bæreevne”
• Det åpnes for at retningslinjene kan fravikes unntaksvis og midlertidig
• Krav om godkjenning av retningslinjene i generalforsamlingen
• Krav om at alle vesentlige endringer i retningslinjene godkjennes i generalforsamlingen
• Reglene gjelder nå godtgjørelsesordninger for alle ledende personer, og ikke bare daglig leder og ledende ansatte
• Krav om at retningslinjene blir publisert på selskapets nettside

Virkeområde og definisjoner

De nye reglene om godtgjørelsesordninger i allmennaksjeloven og tilhørende forskrift gjelder for allmennaksjeselskaper med aksjer tatt opp til handel på regulert marked (som for eksempel Oslo Børs og Euronext Expand (tidligere Oslo Axess)). Utenlandske selskaper som blir børsnotert i Norge omfattes ikke av allmennaksjeloven, og vil dermed ikke forpliktes under regelverket for godtgjørelsesordninger etter norsk rett.

Videre gjelder reglene kun godtgjørelse til ledende personer i selskapet. Dette skal forstås som daglig leder og andre ledere i høyere stillinger, som divisjonsdirektører og medlemmer av selskapets øverste ledergruppe. Organisasjonsstrukturen varierer fra selskap til selskap, så her må det tas en konkret vurdering av hvem som omfattes av regelverket. Mellomledere vil normalt ikke omfattes. I tillegg omfattes nå også ansatte som er medlem av styret og bedriftsforsamlingen. Mange selskaper vil trolig utvide personkretsen til også å omfatte øvrige styremedlemmer, som vi anser nyttig med tanke på å sikre adgang til og åpenhet om en samlet oversikt over selskapets godtgjørelsesordninger.

Forskriften legger til grunn at reglene om godtgjørelse skal omfatte “alle fordeler” ledende personer mottar. Målet med ordlyden er at reglene skal favne vidt nok til å dekke de fleste typer av godtgjørelse, alt fra basislønn til pensjonsordninger. Lovgiver har unngått å legge begrensninger utover dette, og i stedet overlatt til styret i selskapet å på en forsvarlig og adekvat måte ta stilling til hvilke typer godtgjørelser som skal omfattes av retningslinjene. Det er imidlertid kun godtgjørelse personen mottar i kraft av sin posisjon som ledende person i selskapet som er regulert. Godtgjørelse som tilfaller alle ansatte vil derfor ikke være regulert av bestemmelsene. 

Nærmere om retningslinjenes innhold

Retningslinjene skal først og fremst beskrive de forskjellige faste og variable godtgjørelser som kan tildeles ledende personer. Retningslinjene skal i tillegg til dette si noe om følgende forhold:

• Ledende personers godtgjørelse sin forholdsmessige andel av samlet godtgjørelse i selskapet 
• Hvordan ansattes lønn og ansettelsesvilkår er tatt i betraktning ved utarbeidelsen av lønnspolitikken til de ledende personene
• Beslutningsprosessen som praktiseres i forbindelse med fastsettelse og revisjon av godtgjørelsesordninger
• Varigheten av konkrete avtaler og godtgjørelsesordninger
• Hvordan retningslinjene bidrar til selskapets forretningsstrategi, langsiktige interesser og økonomisk bæreevne.

Styret kan selv fastsette hvor detaljert retningslinjene skal være. I denne sammenheng er viktig å sikre et visst handlingsrom. Et minimumskrav er likevel at det allerede ved fastsettelsen av retningslinjene vil gi aksjonærene et innblikk i selskapets fremtidige ytelser og betydningen godtgjørelsesordningene vil ha for selskapets økonomiske situasjon. Pensjonsordninger som binder opp selskapets midler på lang sikt og etterlønnsordninger som kan medføre store kortsiktige innhugg bør for eksempel reguleres. Det er imidlertid ikke krav til at retningslinjene sier noe om størrelsen på godtgjørelser.

Adgangen til å gjøre unntak fra retningslinjene er snever. Retningslinjene bør derfor angi at de bare kan fravikes når det er nødvendig for å ivareta selskapets langsiktige interesser og økonomiske bæreevne, eller når det er nødvendig for å sikre selskapets levedyktighet. 

Tildeling av variabel godtgjørelse, som for eksempel bonuser eller lignende provisjonsbasert kompensasjon, omfattes også av regelverket. Kriteriene som må være oppfylt for å motta slik godtgjørelse skal derfor også inkluderes i retningslinjene. Etter forskriftens § 4 andre ledd er det et krav at kriteriene må være tydelige, uttømmende og fullverdige. Det skal blant annet gis opplysninger om både finansielle og ikke-finansielle resultatkriterier, som for eksempel kriterier knyttet til samfunnsansvar og miljøpåvirkning, når det er relevant. Dette vil i praksis bety at hvis for eksempel bærekraft er et kriterie i bonusvurderingen, må dette fremgå særskilt av retningslinjene. Her er det imidlertid verdt å merke seg at regelverket bare omfatter variabel godtgjørelse som bare tilfaller ledende personer, og dermed ikke felles godtgjørelsesordninger for alle ansatte.

I tillegg skal retningslinjene også si noe om muligheten for selskapet til å kreve tilbakebetaling av slik variabel godtgjørelse fra den ledende personen. Dette kan for eksempel tenkes dersom selskapet året etter tildeling opplever negativ utvikling, og at selskapet i slike tilfeller forbeholder seg retten til å kreve tilbakebetaling av deler av variabel godtgjørelse. I tilfeller der det faktisk ytes eller avtales variabel godtgjørelse uten at retningslinjene regulerer dette, risikerer styret ansvar for brudd på regelverket. 

Prosess for implementering av retningslinjene

For at aksjonærene skal kunne få den påvirkningsmuligheten som regelverket legger opp til, skal retningslinjene behandles og godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år. I praksis betyr dette at styret først skal utarbeide forslag til retningslinjer. I mange selskaper vil nok styret benytte seg av egne undergrupper (godtgjørelsesutvalg) for dette arbeidet. Til sammenligning er finansforetak pålagt å opprette et slikt utvalg, hvor også minst ett av medlemmene skal være en ansattrepresentant. Selv om samme krav ikke gjelder for øvrige børsnoterte selskaper, kan det være hensiktsmessig i noen tilfeller.

Selskapene bør sette i gang med dette arbeidet nå for å rekke å ha retningslinjene på plass innen utgangen av overgangsperioden, som nærmere beskrevet avslutningvis i innlegget.

Rapporteringsplikt

I tillegg til utarbeidelse av retningslinjer, må nå selskapet også utarbeide en lønnsrapport. Formålet med lønnsrapporten er at aksjonærene skal få en klar og forståelig oversikt over hvordan selskapet lønner ledende personer, og kunne føre kontroll med selskapets etterlevelse av retningslinjene. Ved utarbeidelse av lønnsrapporten skal selskapet benytte samme regnskapsår som de benytter for sitt årsregnskap.

Lønnsrapporten skal første gang fremlegges for selskapets ordinære generalforsamling i 2022. Det er derfor ikke nødvendig å starte arbeidet med rapporten nå. Ved utarbeidelse av retningslinjene er det derfor viktig å kjenne til pliktene knyttet til lønnsrapporten.

Lønnsrapportens innhold

Rapporten skal gi en samlet oversikt over godtgjørelse som ledende personer er tildelt i løpet av siste regnskapsår, og hvordan denne tildelingen samsvarer med den vedtatte lønnspolitikken. I dette ligger det også et krav om beskrivelse av hvordan godtgjørelsen bidrar til selskapets langsiktige resultater og hvordan de har anvendt resultatkriteriene. Rapporten skal videre omfatte godtgjørelse ledende personer har til gode, for eksempel på grunn av utsettelsesperioder som beskrevet over. I tillegg må rapporten angi fordelingen mellom fast og variabel godtgjørelse.

Det er ikke tilstrekkelig å rapportere om samlet godtgjørelse for samtlige ledende personer i selskapet, informasjonen skal individualiseres per person. Siden opplysningene må individualiseres, må selskapet samtidig sørge for at definerte personopplysninger ikke nevnes i lønnsrapporten. 

Rapporten skal også omfatte ledende personer som ikke lenger har tilknytning til selskapet, dersom de er tildelt eller har til gode godtgjørelse fra selskapet siste regnskapsår. Dette innebærer at dersom en ledende person i regnskapsåret 2020 ble tildelt en bonus på 500 000 kroner, hvor 200 000 kroner av disse ble utbetalt i 2020, og de resterende 300 000 kronene skal utbetales jevnt over de følgende tre år, vil rapporteringen knyttet til denne personen gjelde til og med regnskapsåret 2023. Dette vil med andre ord gjelde uavhengig av om personen fratrådte sin stilling i 2021, såfremt vedkommende fortsatt har krav på å motta den utsatte delen av bonusen.

Videre skal også rapporten inneholde informasjon om gjennomsnittslønnen til selskapets fulltidsansatte for de siste fem år. Ved beregningen av gjennomsnittslønnen skal ikke lønn for ledende personer medregnes. Formålet med dette kravet er at det skal være mulig å sammenligne forholdet mellom gjennomsnittslønnen til ledende personer og andre ansatte i selskapet. 

Som beskrevet over, skal retningslinjene omfatte opplysninger om selskapets mulighet til å kreve tilbakebetalt variabel godtgjørelse. Dette kan være praktisk dersom selskapets resultater får en negativ utvikling kort tid etter et spesielt godt år. Rapporteringsplikten omfatter også selskapets bruk av slik tilbakebetaling. Ved tilbakekreving av variabel godtgjørelse, skal rapporten angi den ledende personens navn, vilkår for kravet og hvilket beløp som kreves tilbakebetalt. Det er opp til selskapet selv å velge om de vil oppgi årsaken til tilbakebetalingskravet. 

Dersom selskapet har fraveket retningslinjene ved tildeling av godtgjørelse, skal rapporten omtale omstendighetene rundt fravikelsen, og hvilke konkrete deler av retningslinjene som er fraveket.

Europakommisjonen har utarbeidet en mal for rapporter om godtgjørelse. Selv om det ikke er påbudt å benytte denne, blir selskapene sterkt oppfordret til det, da dette blant annet kan redusere selskapets, aksjonærenes og potensielle investorers ressursbruk.

Revisjon og publisering av lønnsrapporten

Det er styret som er ansvarlig for utarbeidelse av lønnsrapporten, men det skal også avholdes en rådgivende avstemning over rapporten i generalforsamlingen. Revisor skal kontrollere rapportens innhold før den fremlegges for generalforsamlingen.

Lønnsrapporten skal offentliggjøres på selskapets nettside. Dette innebærer at selskapet må sikre at rapporten ikke inneholder informasjon som det etter annet regelverk ikke er tillatt å offentliggjøre. Dersom det er informasjon som utelates av denne grunn, skal det gis en begrunnelse for dette i rapporten. Dette kan for eksempel tenkes dersom resultatkriterier knytter seg til informasjon som er børssensitiv eller en forretningshemmelighet. Det er i så tilfelle opp til styret selv å vurdere hvor mye av informasjonen som skal publiseres.

Avsluttende bemerkninger

Det er viktig at selskapet har et konsekvent forhold til bruk av ulike godtgjørelsesordninger, slik at disse til enhver tid samsvarer med retningslinjene og legger til rette for selskapets langsiktige forretningsstrategi. Ansvaret for at godtgjørelsesordninger for ledende personer, og rapporteringen av disse, er i overensstemmelse med det nye regelverket, ligger hos selskapets styre. Overholder ikke selskapet disse reglene, kan styret bli ansvarlig for brudd på allmennaksjeloven.

Selskapene har i forbindelse med innføringen av reglene fått en overgangsperiode slik at de skal ha mulighet for å vedta nye retningslinjer. For selskaper med ordinært regnskapsår utløper overgangsperioden 1. oktober 2021, mens selskaper med avvikende regnskapsår har forlenget overgangsperiode frem til 1. januar 2022.