<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1159208090890608&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Offentlige anskaffelser: Når skal konkurransegrunnlaget publiseres?

ERP_blogginnlegg ‹ Tilbake til artikler

Konkurransegrunnlaget utgjør en sentral del av alle anskaffelser og omfatter kort oppsummert alle de dokumenter hvor oppdragsgiver beskriver hva som skal anskaffes og hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. Tidspunktet for når oppdragsgiver skal gjøre denne informasjonen tilgjengelig, er et praktisk spørsmål som oppdragsgiver må ta stilling til i enhver konkurranse - og tidspunktet er ikke alltid det samme. Tidspunktet avhenger for det første av 1) om konkurransen gjennomføres etter forskriftens del II eller III og 2) hvilken anskaffelsesprosedyre som gjennomføres.

Hva som inngår i konkurransegrunnlaget er nærmere definert i anskaffelsesforskriften § 4-2 a) for del II og i § 14-1 for del III. Konkurransegrunnlaget inkluderer blant annet beskrivelse av hva som skal anskaffes, hvilke kontraktsvilkår som skal gjelde mellom partene, hvordan konkurransen skal gjennomføres, med videre. For leverandørene er det dermed avgjørende å få tilgang til denne informasjonen på riktig og tidlig nok tidspunkt.

1. Kunngjøring av konkurransegrunnlaget etter anskaffelsesforskriften del II

Etter anskaffelsesforskriften del II er det to tillatte anskaffelsesprosedyrer: 

1) åpen tilbudskonkurranse, og 
2) begrenset tilbudskonkurranse. 

I begge tilfeller skal konkurransen kunngjøres i Doffin. Hva som skal være med i kunngjøringen fremgår av § 8-17, 2. ledd. For det første skal oppdragsgiver angi frist for neste trinn i konkurransen (frist for å sende kvalifikasjonssøknad, frist for å melde interesse, eller tilbudsfrist). For det andre skal kunngjøringen inneholde en beskrivelse av hva som skal anskaffes.

Beskrivelsen av hva som skal anskaffes inkluderer informasjon om verdien på eller omfanget av anskaffelsen, men utover dette er det ikke angitt om oppdragsgiveren også må spesifisere den aktuelle varen eller tjenesten ned til minste detalj, normalt gjennom kravspesifikasjonen, eller om det på kunngjøringstidspunktet er tilstrekkelig å gi en mer generell/overordnet beskrivelse av varen eller tjenesten som skal anskaffes. 

Detaljert kravspesifikasjon

Det kan være grunner til å utfordre regelverket noe i spørsmålet om hvor detaljert beskrivelsen av hva som skal anskaffes må være; i en to trinns-prosedyre, hvor leverandørene ført må bli kvalifisert, tilsier hensynet til forutberegnelighet og likebehandling at beskrivelsen må være tilstrekkelig detaljert til at leverandøren forstår oppdragsgivers behov og hovedelementene i leveransen slik at han kan gjøre en vurdering av om han ønsker å søke om kvalifisering. Systematikken og fremdriften i anskaffelsesprosessen tilsier at konkrete tekniske spesifikasjoner må kunne tilgjengeliggjøres kun for de leverandørene som faktisk blir kvalifisert.  

Ulike anskaffelsesprosedyrer

Ut over å 1) angi frist for neste trinn i konkurransen, og 2) beskrive hva som skal anskaffes, stilles ingen krav til hvilke øvrige elementer i konkurransegrunnlaget oppdragsgiver eventuelt plikter å tilgjengeliggjøre på kunngjøringstidspunktet. Det gjelder for eksempel informasjon om hvilke kontraktsvilkår som gjelder, hvorvidt oppdragsgiveren vil inngå en rammeavtale, mv. Løsningen på hva som må tilgjengeliggjøres når, avhenger av hvilken type konkurranse som gjennomføres.

  1. Åpen tilbudskonkurranse

Ved åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud, uavhengig av selskapets kvalifikasjoner. For at leverandørene skal kunne levere tilbud må oppdragsgiver derfor gjøre det komplette konkurransegrunnlaget tilgjengelig når konkurransen kunngjøres, inkludert tekniske spesifikasjoner, angivelse av kontraktsvilkår, mv. Ved åpen tilbudskonkurranse har oppdragsgiver altså ingen valgfrihet.

2. Begrenset tilbudskonkurranse

Ved begrenset tilbudskonkurranse er prosessen en annen; i denne anskaffelsesprosedyren kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å delta i konkurransen. I motsetning til ved åpen tilbudskonkurranse er det kun de leverandørene som etter kvalifikasjonsfasen blir invitert av oppdragsgiveren som kan gi tilbud. 

På kunngjøringstidspunktet må oppdragsgiver tilgjengeliggjøre tilstrekkelig informasjon om det som skal anskaffes, slik at leverandørene kan gjøre en vurdering av om de ønsker å søke om kvalifisering for deltakelse i konkurransen. Informasjonen må derfor på kunngjøringstidspunktet være så detaljert at leverandørene kan besvare kvalifikasjonskravene på en treffende måte, for eksempel ved beskrivelse av relevante prosjekter. Konkurransegrunnlaget for øvrig, inkludert den mer detaljerte kravspesifikasjonen, kan gjøres tilgjengelig for de leverandørene som blir kvalifisert og invitert til å inngi tilbud i konkurransen. Oppdragsgiver har altså her en valgfrihet. 

En slik praktisering samsvarer også godt med prinsippet og forholdsmessighet/proporsjonalitet: Oppdragsgiver får noe mer tid til å ferdigstille detaljene i kravspesifikasjonen og øvrige kontraktsdokumenter, og man unngår samtidig at leverandørene starter å regne på et tilbud før de er kvalifisert for deltakelse.

2. Kunngjøring av konkurransegrunnlaget etter anskaffelsesforskriften del III

I forskriftens del III er kunngjøringstidspunktet noe klarere regulert: For konkurranser som gjennomføres etter del III skal konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig enten fra 1) den dag oppdragsgiveren kunngjør konkurransen, eller 2) når oppdragsgiver sender en invitasjon til å bekrefte interessen, jf. § 14-1, 2. avsnitt.

De to alternative tidspunktene knytter seg til hvilken anskaffelsesprosedyre som blir gjennomført:
Ved forhåndskunngjøring etter § 21-2, 2. ledd skal oppdragsgiver gjøre konkurransegrunnlaget tilgjengelig når oppdragsgiver sender invitasjon til å “bekrefte interessen”.

Ved anbudskonkurranser, konkurranse med forhandling (etter forutgående kunngjøring), konkurranse om innovasjonspartnerskap, og konkurransepreget dialog skal oppdragsgiver gjøre konkurransegrunnlaget tilgjengelig når konkurransen kunngjøres.

På kunngjøringstidspunktet: Komplett beskrivelse av leveransen

Hva som skal gjøres tilgjengelig som en del av konkurransegrunnlaget fremgår av § 14-1, 3. ledd, og omfatter blant annet kontraktstype og kontraktsvilkår. Oppdragsgiver skal videre beskrive “hva som skal anskaffes”. I motsetning til § 8-17 for anskaffelser etter del II, presiseres det her at beskrivelsen av “hva som skal anskaffes” skal inkludere “eventuelle kravspesifikasjoner og merkekrav (...) og absolutte krav som alle leverandørene må oppfylle” (vår understreking).

Bestemmelsen innebærer i praksis at den komplette beskrivelsen av leveransen skal gjøres tilgjengelig på kunngjøringstidspunktet. Oppdragsgiver kan altså ikke utsette detaljering eller spesifisering av oppdraget/leveransen til etter kunngjøringstidspunktet, heller ikke i konkurranser med prekvalifisering. Dette er en endring fra tidligere regelverk som oppdragsgivere må være oppmerksom på.

Informasjon som kan gis etter kunngjøring

I forskriften § 23-2, 4. ledd, er det angitt visse opplysninger som oppdragsgiver kan vente med å gi til leverandørene 1) inviteres til å gi tilbud (ved begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring og konkurranse om innovasjonspartnerskap), eller til 2) leverandørene inviteres til å delta i dialog (ved konkurransepreget dialog).

Opplysningene som kan gis på dette tidspunktet av konkurransen gjelder ikke beskrivelsen av leveransen som sådan, men knytter seg til praktiske forhold som tidsbudsfristen, adressen for innsending av tilbud, dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav, tildelingskriterienes relative vekt, mv.

Når det gjelder invitasjon til å bekrefte interesse etter en forhåndskunngjøring, skal denne inneholde informasjon om blant annet hva som skal anskaffes, anskaffelsens omfang, anskaffelsesprosedyre og dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, jf. § 23-2, 5. ledd. Når oppdragsgiver informerer om valg av anskaffelsesprosedyre, vil tidspunktene for tilgjengeliggjøring av resterende informasjon følge av bestemmelsene for den aktuelle anskaffelsesprosedyren, som gjennomgått ovenfor.

Med andre ord: Svaret på når konkurransegrunnlag skal publiseres, er ikke rett frem. Det hadde vært en fordel om forskriften hadde vært tydeligere på dette punktet. Vi bistår gjerne med rådgiving knyttet til spørsmålet om kunngjøringstidspunkt, og anskaffelsesrettslige problemstillinger for øvrig. Vi bistår også oppdragsgivere og tilbydere i gjennomføringen av anskaffelsesprosesser, i tillegg til eventuelle etterfølgende rådgiving.

Nina Sørensen

Nina Sørensen

Jeg heter Nina Sørensen og er advokatfullmektig i Advokatfirmaet PwC. Jeg arbeider innenfor flere rettsområder, herunder kontraktsrett, entrepriserett, konkurranserett og offentlige anskaffelser. Jeg har blant annet erfaring som juridisk rådgiver for en offentlig byggherre, og har opparbeidet meg særlig god kunnskap om regelverket for offentlige anskaffelser. Jeg har både erfaring med gjennomføring av konkurranser og juridisk rådgivning i tilknytning til regelverket, og har en praktisk tilnærming til aktuelle problemstillinger. Ta gjerne kontakt med meg dersom du har spørsmål eller kommentarer til artikkelen eller regelverket ellers!

Legg igjen en kommentar