SAF-T - hva omfattes?

1. januar 2020 innføres SAF-T i Norge. Norges skatteblogg vil holde deg oppdatert gjennom en serie blogger om SAF-T. Det er også mer informasjon på vår hjemmeside. I denne bloggen tar vi for oss hva som omfattes av kravet til å rapportere på SAF-T format. Fra 1. januar 2020 skal alle bokføringspliktige kunne rapportere regnskapsdokumentasjon til skattemyndighetene i et SAF-T format. Hvem som omfattes av kravet til SAF-T rapportering kan du lese mer om i en tidligere blogg her. 

Hvilken regnskapsdokumentasjon skal inkluderes i SAF-T filen? 

Plikten til å levere SAF-T filen gjelder for alle bokføringspliktige. Dette innebærer imidlertid ikke at SAF-T filen skal inkludere all bokføringspliktig dokumentasjon. På overordnet nivå skal følgende informasjon inngå i SAF-T rapportering:

• Informasjon om selskapet (masterdata)
• Kontospesifikasjon (hovedbok) 
• Kundespesifikasjon (kundereskontro) 
• Leverandørspesifikasjon (leverandørreskontro)
• Selskapets kontoplan med mapping til standardisert kontoplan
• Selskapets mva-koder med mapping til standardiserte mva-koder

Vi forventer at omfanget av rapporteringspliktig dokumentasjon vil utvides i årene som kommer, slik at eksempelvis anleggsregister og fakturainformasjon vil inkluderes på sikt. 

For å kunne analysere SAF-T data kreves det at en SAF-T fil inneholder standardisering av kontoplan og MVA-koder som benyttes i hovedboken. I praksis betyr det den benyttede kontoplanen i et selskap må “mappes” mot standard kontoplan eller tilsvarende. 

Kravet til detaljnivå for hovedbok, og kunde- og leverandørspesifikasjonene 

Graden av detaljnivå som skal rapporteres er ikke konkret fastsatt av Skattedirektoratet. Spørsmålet er særlig aktuelt for bokføringspliktige som har regnskapsdokumentasjonen sin i flere regnskaps- eller forsystemer, der eksempelvis antall salg overføres i klumpsummer fra kundereskontro i et system til hovedboken i et annet system. 

I den sammenheng henviser Skattedirektoratet direkte til bokføringsforskriften som regulerer kravet til detaljnivå for de tre spesifikasjonene som skal inkluderes i SAF-T rapporten. SAF-T rapporten skal således være detaljert i samsvar med forskriftens krav: 

• Kontospesifikasjon. Alle kontoer pr. periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo. Inngående og utgående merverdiavgift skal kunne spesifiseres pr. transaksjon.
• Kundespesifikasjon. Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.
• Leverandørspesifikasjon. Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå. 

For kunde- og leverandørspesifikasjonen innebærer dette at det ikke vil være tilstrekkelig å rapportere kunde-/ leverandørspesifikasjonen aggregert i “klumpsummer” fra et forsystem. 

Vår erfaring så langt er at kravet til detaljnivå for kunde- og leverandørspesifikasjone skaper utfordringer. For selskaper med bokføringspliktig dokumentasjonen i flere systemer, kan dette blant annet by på utfordringer knyttet til: 

• Mapping av rapporteringspliktig data i de ulike regnskaps- eller forsystemer 
• Å identifisere en link mellom data som føres inn i hovedbok og detaljnivået som finnes i kunde-/leverandørsystemet 
• Store mengder data fordelt over flere systemer 
• Regnskapssystemet som brukes for kunde- eller leverandørreskontro støtter ikke SAF-T uttrekk 

Ved slike utfordringer er det viktig å mappe den rapporteringspliktige dokumentasjonen og følge opp at SAF-T rapporten(e) kan trekkes ut i xml.formatet. 

Lovfestet bransjeunntak for finans- og forsikringsvirksomheter 

For finans- og forsikringsvirksomheter er det i bokføringsforskriften enkelte bransjetilpasninger for kravet til detaljnivå til kunde- og leverandørspesifikasjoner. Disse vil  gjelde for SAF-T rapporten. Skatteetaten har ved anmodning uttalt at det for slike virksomheter vil være tilstrekkelig med klumpsummer i overføring av transaksjonsdata fra bankspesifikke systemer (fagsystemer) for kunde- og leverandørspesifikasjonene. 

Skatteetaten har uttalt at det er tilstrekkelig at disse forsystemene kan produsere dokumentasjonen om kunde- og leverandørspesifikasjonene på forespørsel, dvs ikke nødvendigvis i SAF-T formatet. Forenklingen i bokføringsforskriften for finans- og forsikringsvirksomheter knytter seg i hovedsak til at dette er bransjer med en stort antall enkelttransaksjoner med forbrukere. 

Vår erfaring er at det er flere bransjer, eksempelvis telekom og reiseliv som også har store mengder enkeltsalg til forbrukere som ikke har en tilsvarende forenkling i lovverket. Fagsystemer for salg i flere bransjer er alminnelig bygget for andre formål enn standardisert regnskapsrapportering. Dette kan innebære en uforutsett arbeidsbyrde for slike aktører ved innføringen av SAF-T fra 2020.