Skattefri gave til dine ansatte på inntil kr 5 000

Vi har sett nærmere på konsekvenser og muligheter vedrørende endringene i reglene om gaver i arbeidsforhold, som trådte i kraft fra 1. januar 2021. 

Gaver og naturalytelser - regelverk pr. 1 januar 2021

Naturalytelser i arbeidsforhold anses i utgangspunktet som skattepliktig lønnsinntekt jf. Skatteloven § 5-12, jf. § 5-10. En naturalytelse defineres som “enhver økonomisk fordel som ytes i annet enn kontanter, sjekker og lignende betalingsmidler.”

Gaver i arbeidsforhold er i utgangspunktet skattepliktige, men det følger av Finansdepartementets forskrift til utfylling og skatteloven av 26. mars 1999 nr. 14 (FSFIN), § 5-15 at gaver i arbeidsforhold er skattefrie når nærmere vilkår er oppfylt. Gaven må blant annet bestå av noe annet enn kontante penger eller verdipapir/kort som kan veksles inn i penger. Gavekort uten mulighet for innløsning i kontanter vil være ok. Det samme vil på visse vilkår gjelde refusjon av ansattes kjøp av gave. 

Etter disse reglene kunne man for året 2020 gi en generell gave innenfor kr 2 000 pr år dersom alle i bedriften fikk slik gave. Julegaven til de ansatte ble da normalt “pakket inn” i disse reglene.

Det er nå vedtatt å øke den generelle beløpsgrensen for skattefrie gaver mottatt i arbeidsforhold fra
kr 2 000 kroner til kr 5 000 i året. Videre er det vedtatt å fjerne vilkåret om at gaver fra arbeidsgiver må gis som ledd i en generell ordning i bedriften. Det fremgår av innstillingen i Prop. 1 LS (2020-2021), at den årlige beløpsgrensen for skattefrie gaver med dette i realiteten blir et skattefritt beløp for naturalytelser generelt.

Kommentarer til de nye reglene

Ved å fjerne kravet om at gaven må gis som en generell ordning har man i praksis innført en generell fritaksgrense på kr 5 000 for naturalytelser. I realiteten betyr det at naturalytelser som ellers er å anse som skattepliktige nå kan håndteres som skattefrie “gaver” innenfor denne rammen. Her er det viktig å ha med seg at også refusjon av ansattes kjøp kan håndteres inn under gavereglene. Slik refusjon forutsetter imidlertid at det fremgår av dokumentasjon at refusjonen avregnes mot de nye gavereglene.

Regelendringen betyr at skattepliktige naturalytelser, som defineres som en gave, skal håndteres som avgifts-, trekk- og oppgavepliktige bare for den delen som går utover kr 5 000. 

Samtidig med innføringen av et høyere skattefritt beløp har man altså fjernet kravet om at alle må få samme gave samtidig. Dette var tidligere et avgjørende vilkår for det tidligere skattefritaket for den generelle “julegaven”. Bortfall av dette vilkåret gir arbeidsgiverne betydelig mer fleksibilitet enn tidligere ved at man kan tilby flere/andre naturalytelser som gaver enn før uten at alle må få nøyaktig det samme. Og man vil fortsatt kunne holde det skatte- og avgiftsfritt. Man kan altså variere mer individuelt om man ønsker det. Man kan eksempelvis velge å gi en påskjønnelse i form av en gave til en verdi av kr 5 000 uten at man nødvendigvis gir det samme til andre/alle.

Som arbeidsgiver vil du med de nye reglene spare arbeidsgiveravgift på naturalytelser som tidligere ble håndtert som skatte- og avgiftspliktige. Der det tidligere ble gitt en skattefri gave til en verdi av
kr 2 000 blir besparelsen på 14,1 % av kr 3 000 = kr 423 pr person om man fyller opp det nye fribeløpet. Dersom man ikke ga/gir skattefrie gaver vil man kunne spare arbeidsgiveravgift av en fordel på kr 5 000 pr person.

Hvilke muligheter gir de nye reglene?

Hvilke muligheter åpner seg da egentlig med denne regelendringen? Hva kan man putte inn i fribeløpet på kr 5 000? Det må være snakk om en naturalytelse, og kan eksempelvis være:

• Den årlige julegave
• Gavekort som individuell påskjønnelse til arbeidstaker 
• Skattepliktige gaver fra tredjeparter (forretningsforbindelser)
• Skattepliktige rabatter fra tredjeparter
• Abonnement på treningssenter
• Elektronisk kommunikasjonstjeneste (fri telefoni)
• Elektronisk kommunikasjonstjeneste - innholdstjenester utover kr 1 000
• Personalrabatter utover fribeløpet på kr 8 000
• Kontantytelse i form av en refusjon av utlegg til ansattes kjøp av “gave”

Her kan man altså fritt velge hvilke skattepliktige naturalytelser man ønsker å håndtere innenfor skattefritaksgrensen. 

I vanskelige tider - slik det er nå med COVID-19 for mange bedrifter - hvor det kanskje ikke er rom for å gi ansatte så mye mer i gaver, kan det være litt penger å spare på å utnytte fribeløpet ved å gjøre naturalytelser som ellers ville være skatte- og avgiftspliktige om til en skatte- og avgiftsfri “gave-ytelse”. Som et eksempel kan man velge å anvende det innførte fribeløpet for gaver til avregning mot for eksempel fri telefoni. Fri telefoni vil i utgangspunktet være en skattepliktig naturalytelse, uavhengig av om arbeidsgiver står som eier av abonnementet eller refunderer utgiftene til abonnement som står i ansattes navn. Da vil man kunne putte hele fordelen ved fri bruk av telefon på kr 4 392 inn i fribeløpet, og ingen fordel innberettes. Arbeidsgiver sparer da i 2021 arbeidsgiveravgift på en fordel man tidligere betalte avgift på. Den ansatte får også en liten skattebesparelse ved at fordelen ikke innberettes som skattepliktig. Man har da også muligheten til å gi en liten symbolsk julegave på kr 608 (opp til kr 5 000), om det er økonomisk rom for det.

Mange bedrifter har de senere årene valgt å ikke gi julegaver til sine ansatte, men har i stedet valgt å bruke disse pengene til å gi en støtte til et veldedig formål. Da gir man ikke de ansatte noen gave/naturalytelse, og hele fribeløpet på kr 5 000 vil da fortsatt være anvendelig til avregning mot andre skattepliktige naturalytelser.

Gavereglene og forholdet til personalrabatter

I tillegg til reglene om gaver har bedriftene også i mange tilfeller mulighet for å gi ansatte en fordel ved personalrabatter. Personalrabatter på varer og tjenester bedriften selv omsetter kan som kjent gis for inntil kr 8 000 pr år. Denne regelen kan brukes i kombinasjon med gaveregelen noe som gjør at de nye reglene i realiteten blitt til en skattefri ramme for naturalytelser på kr 13 000. Dette kan illustreres ved at du får en vare/tjeneste som bedriften omsetter med en samlet rabatt på kr 13 000. Rabatten man får på en vare/tjeneste regnes da som en naturalytelse. Av totalen på kr 13 000 regnes kr 8 000 som en skattefri personalrabatt, mens det resterende i praksis kan gis som en skattefri naturalytelse innenfor kr 5 000.  En kombinasjon med alt fra kr 13 000 og ned til kr 8 000 i personalrabatt, og alt fra kr 0 og opp til kr 5 000 i andre naturalytelser vil være innenfor skattefritt beløp. Dersom personalrabatten for eksempel utgjør kr 6 000, og øvrige naturalytelser utgjør
kr 7 000, blir rammen for skattefri håndtering kun kr 11 000 (kr 6 000 + kr 5 000) for det året.

Arbeidsgiver må føre individuelle løpende oversikter over de skattepliktige naturalytelsene for å være i stand til å rapportere skattepliktig fordel når den enkelte arbeidstaker kommer over kr 5 000.

Skattefrie naturalytelser utover "fribeløpet" på kr 5 000

Reglene som vi har sett på ovenfor gjelder som nevnt innledningsvis, kun for naturalytelser som etter de ordinære reglene ville vært skattepliktige. Det er viktig å huske på at det fortsatt er mange naturalytelser som i utgangspunktet ikke anses som skattepliktige. Disse skal da IKKE være med å fylle opp fribeløpet på kr 5 000. 

Hvilke naturalytelser vil eksempelvis fortsatt være skattefrie? Vi nevner her noen eksempler:

• Gaver fra arbeidsgiver knyttet til markering av runde år, ansatt-jubileum, giftemål mv., innenfor de ulike spesifikke skattefrie grensene som tidligere
• Oppmerksomhetsgaver av mindre verdi gitt ved spesielle anledninger fra arbeidsgiver og tredjeparter (her er det varslet at man i veiledning til regelverket vil justere skattefritaket “i liberaliserende retning”).
• Elektronisk kommunikasjonstjeneste - innholdstjeneste inntil kr 1 000 og den delen av ytterligere innholdstjeneste som er arbeidsrelatert
• Firmahytte
• Alle naturalytelser som anses som innenfor reglene om skattefrie velferdstiltak (subsidiert bedriftskantine, julebord (når det igjen blir aktuelt), kulturarrangement mv.)
• Overtidsmat
• Fri overnatting, reise og kost på yrkesreiser
• Fri bruk av arbeidsgivers eiendeler (stol, pult, skjerm) ved arbeid fra hjemmekontor

Fortsatt behov for administrasjon

Noe av hensikten med regelendringene har vært å forenkle arbeidsgivers oppfølging av naturalytelser, og å lette arbeidet med innberetning av mange mindre, men likevel skattepliktige naturalytelser. De nye reglene legger til rette for å slippe å innberette om man er innenfor den nye rammen. 

Det er vel fortsatt noe usikkert om den administrative byrden har blitt veldig mye mindre. Arbeidsgiver må fortsatt ha løpende kontroll på hvilke og hvor store skattepliktige naturalytelser som tilflyter den enkelte arbeidstaker. Den måneden man kommer over “fribeløpet” så må den overskytende fordelen fanges opp og innberettes i A-meldingen. Herunder må man fortsatt ha kontroll på rabatter fra tredjeparter som utløser skatteplikt og deltagelse på eventer arrangert av forretningsforbindelser som anses som skattepliktig osv. At man da fortsatt må ha en manuell oppfølging per arbeidstaker gjør vel at lettelsene i arbeidsgivers administrative byrder rundt naturalytelser er noe begrenset. 

Fleksibiliteten og mulighetsrommet for noen avgiftsbesparelser er dog utelukkende positivt. 

Og selv om det er litt tidlig å begynne å glede seg til jul allerede nå, er det jo alltids lov å håpe på en ekstra fin julegave i år.
                                                                            ***
Dette blogginnlegget er skrevet av Erland Nørstebø og Per Einar Lunde.