Har du kontroll på dine leverandører?

Leverandøroppfølging vies stadig større oppmerksomhet, både som følge av nye nasjonale lovkrav og økte forventninger i samfunnet generelt. I flere europeiske land, blant andre Tyskland og Nederland, har nye lover knyttet til leverandøroppfølging allerede blitt vedtatt. Disse lovene stiller krav til at bedrifter gjennomfører aktsomhetsvurderinger og implementerer tiltak for å redusere potensiell og faktisk negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i virksomheten og virksomhetens leverandørkjede. 

Det forventes også nye lovkrav knyttet til leverandøroppfølging fra EU i nær fremtid. I Norge gjenspeiles denne endringen i åpenhetsloven som trer i kraft 1. juli 2022. Åpenhetsloven har som formål å hjelpe bedrifter til å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjonen av varer og tjenester, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Loven vil pålegge større virksomheter å gjøre aktsomhetsvurderinger, redgjøre for disse, og gi informasjon om hvordan de etterlever åpenhetsloven.

ESG i leverandørkjeden er for lengst satt på agendaen til de fleste selskaper som jobber aktivt med compliance, noe som nylig ble aktualisert da Yara besluttet å stanse innkjøpene fra statseide Belaruskali i Hviterussland. Det er rimelig å forvente at forventningene og kravene som stilles til leverandøroppfølging vil bli strengere i tiden som kommer. Selskaper som evner å utøve leverandøroppfølging på en god måte vil i tillegg til å sikre respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, trolig også oppnå et konkurransefortrinn. 

For å gjennomføre aktsomhetsvurderinger slik åpenhetsloven krever er det også behov for et helhetlig rammeverk for etterlevelse. Det finnes utallige nasjonale og internasjonale veiledere, men det kan oppleves overveldende å forstå hvor og hvordan man skal starte prosessen. 

Her vil vi presentere en tilnærming som vil kunne hjelpe til med å forstå hvordan man kan gå frem. Tilnærmingen til å oppnå en mer ansvarlig forretningsmodell er todelt: 

• Aktsomhetsvurderinger for å kartlegge hvor i leverandørkjeden man potensielt kan ha negativ påvirkning på mennesker, miljø og samfunn
• Etablering av et helhetlig rammeverk for etterlevelse

Aktsomhetsvurderinger

Aktsomhetsvurderinger kan gjøres på ulike måter, men det anbefales å ha en risikobasert tilnærming. Man tar som oftest utgangspunkt i land, industri, tjenester og marked og kartlegger på hvilke områder risikoen for brudd er størst, for så å prioritere disse. I eksempelet med Yara er Hviterussland identifisert som et geografisk område med særskilt risiko for negativ påvirkning på mennesker, miljø og samfunn. 

Når man har identifisert hvilke områder eller tredjeparter som skal priorities, bør man begynne med nærmere undersøkelser og vurderinger. Dette kan inkludere spørreundersøkelser, dokumentasjonsgjennomgang og stedlige inspeksjoner av leverandøren.

Helhetlig rammeverk for etterlevelse

I tillegg til å gjennomføre aktsomhetsvurdering er det nødvendig å etablere et helhetlig rammeverk for å sikre forebygging, avdekking og oppfølging av potensiell negativ påvirkning på mennesker, miljø og samfunn.

Sentrale elementer i et slikt rammeverk er lederfokus, forebyggende systemer, kontroll og avdekking, og oppfølging og reaksjoner:

Lederfokus - roller og ansvar

For å sikre etterlevelse av selskapets rutiner og prosedyrer må selskapet definere og forankre roller og ansvar. Vi vurdererat det er særlig viktig med klar ansvarfordeling på følgende prioriterte områder:

• Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger
• Oppfølging av tredjeparter
• Oppfølging av avvik

Forebyggende systemer

Etableringen av forebyggende systemer er med på å utvikle virksomhetens etiske plattform. Følgende aktiviteter anbefales prioritert:

• Gjennomgang og etablering av eksisterende retningslinjer for å inkludere temaer knyttet til ansvarlighet
• Etablering av retningslinjer for avdekkede risikoer; for eksempel risiko for barnearbeid i en del av leverandørkjeden
• Etablering av retningslinjer for risikovurderinger og aktsomhetsvurderinger
• Tilpasset opplæring for alle ansatte i eksisterende rutiner
• Etablering av etiske retningslinjer og kontraktsvilkår for tredjeparter

Kontroll og avdekking

Virksomheter bør implementere kontroller slik at negativ påvirkning kan bli avdekket. Gode tiltak er:

• Implementering av varslingskanal
• Etablering av effektiv kommunikasjonskanal mellom toppledelsen og linjen
• Implementering av tredjepartskontroller 

Oppfølging og reaksjoner

Dersom negativ påvirkning har inntruffet, er det viktig å ha rutiner på plass for å på best mulig

måte kunne håndtere disse. Virksomheten bør derfor prioritere å: 

• Etablere prosedyrer for håndtering av skade
• Etablere prosedyrer for håndtering av de ansatte, media, aksjonærer og andre interessenter
• Etablere prosedyrer for evaluering og forbedring ved avvik

Etterlevelse av åpenhetsloven

Å sette opp et rammeverk og gjennomføre aktsomhetsvurderinger, som beskrevet over, vil være nødvendig for å etterleve åpenhetsloven. PwC Gransking & Compliance har lang erfaring med å bygge opp systemer og etablerte rutiner for leverandørkontroll og bistår gjerne ved behov.

Dersom du ønsker en uforpliktende prat, ta gjerne kontakt med oss. 

For videre lesing: 

• OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv