Hvorfor bør Business Controller være prosjektlederens viktigste sparringspartner?

Den voldsomme teknologiske utviklingen har medført en bølge av prosjekter hos bedrifter og organisasjoner. Vi ser implementering av nye systemer og løsninger, utvikling av nye produkter og introduksjon av nye forretningsmodeller. Prosjekter innebærer stor økonomisk og operativ risiko. Vi anbefaler derfor at økonomifunksjonen, og da spesielt Business Controller, engasjerer seg og tar en proaktiv rolle! 

Undersøkelser viser at: 

• • • 1 av 6 IT-prosjekter går mer enn 200% over budsjett og kan i verste fall true selskapets eksistens*

    • 80% av IT-prosjekter klarer ikke levere kundenytte eller andre mål*

    • $252 milliarder brukes på feilslåtte IT-investeringer på verdensbasis årlig*

Tallene over underbygger viktigheten av å inkludere økonomifunksjonen i prosessene og styringsmekanismene for prosjekter. En business controller skal være en aktiv forretningspartner, som bistår med innsikt, støtte og som utfordrer beslutningstakere. 

Prosjektledere må forsvare ressurs- og tidsbruk for ledelse og styre. De må også kunne underbygge veivalg og fremdrift eller avslutning av et prosjekt. Business controller har tilgang på tallgrunnlag, kan bidra med prognoser og løpende gi økonomisk status og andre operasjonelle nøkkeltall. Dette vil være med på skape både trygghet og tillit for de involverte partene. 

Hvordan sikrer man gevinstrealisering? Hvor mye tid og kostnader har gått med til prosjektet? Hvordan følger vi opp effektene? På hvilket grunnlag skal nye initiativ prioriteres mot hverandre? Prosjektstyring kan være utfordrende for de involverte, og dette er typiske problemstillinger som går igjen. 

Vi har derfor satt opp følgende tips til deg som er business controller: 

• • • Bidra til gode prosesser og rammeverk for vurdering av prosjekter og porteføljestyring. Dette innebærer å ha gode verktøy for hvordan sette opp et business case, bestemme på hvilke grunnlag prosjekter skal vurderes opp mot hverandre, sette tydelige avkastningskrav og klargjøre hvordan gevinstrealisering skal skje.

    • Ta ansvar for tilrettelegging av riktig metodebruk, malverk og kvalitetssikring, slik at prosjektleder har et godt grunnlag for utarbeidelse av selve business caset. Det gir et godt utgangspunkt for oppfølging og styring underveis og i etterkant av prosjektet.

• • • Løpende økonomistyring i prosjekter er viktig. Få på plass gode KPIer og forståelig styringsinformasjon, slik at prosjektleder og ledelse fortløpende kan ta informerte beslutninger.

    • Sørg for å ha fokus på både kvalitativ og kvantitativ gevinstrealisering, samt at det finnes en plan for det som samsvarer med øvrige økonomiske mål og understøtter strategiske målsetninger.

Til alle Business Controllere: Vær en aktiv forretningspartner og bidra til at prosjekter lykkes!

*Simula, Orzen/Kim, Mckinsey/Oxford, Harvard Business Review