Return of training: læring og forbedring gjennom systematisk oppfølging

Verdien av kriseøvelser (Return of Training) blir størst med øvelser med godt læringsutbytte, og at det mellom øvelsene jobbes systematisk med oppfølging av både individuelle og organisatoriske læringspunkter

Øvelser med mål og mening

Det er bare en ting som er værre enn en beredskap som ikke øves regelmessig, og det er øvelser uten mål og mening eller øvelser som ikke er gjenstand for systematisk oppfølging.

Målløse øvelser er demotiverende for deltakerne og deltakelse oppfattes mer som et pliktløp enn en mulighet for læring og kompetanseutvikling. For de som sitter på pengesekken fremstår slike øvelser uten særlig verdi og blir gjerne nedprioritert i forhold til andre aktiviteter.

En god øvelse er derfor avhengig av klare øvingsmål. Øvingsmålene må kommuniseres tydelig på forhånd til dem som skal øves. For å sikre en helhetlig tilnærming til øvelsesaktiviteter i egen virksomhet kan man med fordel lage en øvelsesplan som beskriver øvelsesformer, frekvens og øvingsmål for ulike målgrupper innenfor en definert periode (ofte 12-18 måneder). Øvingsmål bør også til en viss grad være målbare slik at det er mulig å observere og si noe (fornuftig) om progresjon og utvikling.

Prosess, prosess, prosess

For mange virksomheter er arbeidsprosess for krisehåndtering et sentralt øvingsmål. Dette handler både om hvordan krisehåndtering ser ut og hvilken tilnærming og struktur man skal ha på arbeidet. Det er ikke uvanlig at arbeidsprosessen tar utgangspunkt i en god praksis forståelse av en krises ulike faser. Det kan også handle om hvordan kombinere å jobbe i parallell eller sekvensielt, avhengig av situasjon. Anbefalt arbeidsprosess fokuserer gjerne på en definert tilnærming hvor evnen til å være proaktiv (i motsetning til reaktiv) står sentralt. Proaktiv metode er en arbeidsprosess som mange virksomheter har tatt til seg når det gjelder kriseledelse.

Mengdetrening er viktig

Trening og øvelse handler blant annet om å endre adferd (for eksempel gjøre ting på en bestemt måte) eller perfeksjonere den (for eksempel gjøre jobbe på en bestemt måte raskere). Med mindre du har en jobb hvor du håndterer akutte situasjoner daglig, og dermed trener regelmessig på kriser gjennom den daglige jobben din, så er du i samme situasjon som de aller fleste; krisehåndtering og kriseledelse er noe man må trene på. Og trening i kriseledelse er ikke forskjellig fra annen type trening: du blir god på det du trener på så mengdetrening (frekvens) er derfor helt avgjørende. Det er vitenskapelig bevist at vi mennesker trenger gjentatte repetisjoner for å tilegne oss nye ferdigheter eller mestre nye oppgaver. Av den grunn så anbefales det på det sterkeste å trene mer enn èn gang i året. Det er også bedre med hyppige små øvelser enn kun èn stor årlig øvelse.

Kontinuerlig forbedring

Vi øver ikke for å finne ut hvem som ikke fungerer. Noen yrker gjør selvsagt det, men for de fleste virksomheter så handler øvelser om å bekrefte det som fungerer og identifisere forbedringsområder gjennom en positiv mestringsopplevelse. De fleste virksomheter har kontinuerlig forbedring som en uttalt strategisk målsetting, og øvelser er derfor et sentralt virkemiddel for å bidra til utvikling av individuelle og organisatoriske ferdigheter til å håndtere vanskelige situasjoner.

Øvelser har kun begrenset verdi dersom man ikke evaluerer og følger opp identifiserte forbedringsområder. Pga manglende oppfølging så er det desverre ikke uvanlig at en evaluering tar opp samme læringspunkter som ble identifisert under forrige øvelse. Manglende implementering av tidligere læringspunkter er selvsagt frustrerende for deltakere og bidrar til å redusere verdien av øvelser. Det er imidlertid også viktig at de som deltar på øvelser reflekterer over egen innsats og hvordan man opptrer som del av et kriseteam. Refleksjon på egne og andres vegne kan imidlertid være en utfordring særlig i forbindelse med evaluering i grupper og bør derfor følges opp på mer individuell basis mellom øvelsene. Coaching som del av øvelsesevaluering og input til neste øvelse har jeg skrevet om tidligere.

Det er forøvrig en lederoppgave på lik linje med annen internkontroll å etterspørre status og påse implementering av forbedringstiltak etter øvelser.

Øvelser har en egenverdi

Systematisk oppfølging etter øvelser er svært viktig, men selv om dette ikke gjøres grundig nok så har øvelser også en egenverdi. Øvelser bidrar til økt bevisstgjøring rundt sentrale arbeidsprosesser, roller og ansvar, og de sender ut et viktig signal til resten av virksomheten om at lederne forstår at de ikke kan krisehåndtere på sparket eller at god kriseledelse ikke er en ferdighet som du automatisk får når du blir leder. Erfaring viser at det også er en stor gjenkjennelsesverdi å øve på arbeidsprosess og roller selv om situasjonen du møter i virkeligheten ikke var nøyaktig det du øvde på.

Vi øver ikke primært fordi det skal være gøy. Men som all annen form for trening som skal legge grunnlaget for progresjon og utvikling, så må også kriseøvelser planlegges, gjennomføres og evalueres på en måte som gjør at de oppleves relevante, motiverende og utviklende for de som skal øves. Systematisk oppfølging etter øvelser er også en måte å vise at den tiden som ledere og andre som har roller i en beredskapsorganisasjon setter av til øvelser faktisk betyr noe.

Her kan du lese hjertesukket fra beredskapssjefen i Agder om øvelser