Husker du å oppdatere arbeidsavtalene til dine ansatte?

Svært mange arbeidsavtaler inneholder en standardklausul om at arbeidsgiver ved feilutbetalinger mv. kan foreta trekk eller korrigeringer i senere lønnsutbetalinger. I desember 2021 avsa Høyesterett en dom som innebærer at arbeidsgiver ikke kan foreta lønnstrekk med grunnlag i en slik generell klausul i arbeidsavtalen - i strid med det som tidligere har vært praksis. Dommen er et eksempel på at det underveis i arbeidsforholdet skjer endringer som utløser behov for å oppdatere tidligere inngått arbeidsavtale, enten det skyldes rettsutviklingen eller endringer i selve arbeidsforholdet. Men hvilken rett (og plikt) har arbeidsgiver til å revidere arbeidsavtaler, og hvordan går man i praksis frem? Og ikke minst; hvorfor er dette så viktig?

Arbeidsmiljøloven § 14-5 stiller krav om skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Samtidig som arbeidsavtaler ofte inngås for lang tid, er et arbeidsforhold like lite statisk som verden rundt oss: Det endrer seg både i takt med bedriftens utvikling og behov, ny teknologi og generell samfunnsutvikling - for å nevne noe. Som Høyesterettsdommen nevnt over er et eksempel på, kan også endringer i rettstilstanden gjøre at formuleringer i inngåtte arbeidsavtaler ikke lenger er dekkende, eller kanskje til og med er direkte misvisende. I slike tilfeller er det fordelaktig både for arbeidsgiver og arbeidstaker at arbeidsavtalen oppdateres slik at den gjenspeiler det faktiske arbeidsforholdet og er i tråd med gjeldende rett. 

Du kan lese mer om Høyesterettsdommen og hva den innebærer i vårt tidligere blogginnlegg. 

Hva skal arbeidsavtalen inneholde?

Arbeidsavtaler finnes i mange varianter; fra helt enkle skjematiske avtaler til omfattende og detaljerte kontrakter. Hvilken variant som passer best for din bedrift og det det enkelte arbeidsforhold, må vurderes konkret. Arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd oppstiller i bokstavene a) til m) likevel noen minimumskrav til alle arbeidsavtaler. Her går det fram at arbeidsavtalen blant annet skal inneholde informasjon om arbeidssted, beskrivelse av arbeidet eller stillingstittel, gjeldende lønn ved oppstart, lengde og plassering av daglig og ukentlig arbeidstid mv. Denne informasjonen kan også gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer forholdene. 

Som arbeidsgiver har du i visse tilfeller plikt til å endre arbeidsavtalene

De aller fleste arbeidsgivere er godt kjent med plikten til å utarbeide skriftlig arbeidsavtale. Vårt inntrykk er likevel at mange arbeidsgivere ikke har særlig fokus på å oppdatere arbeidsavtalene, og kanskje ikke er kjent med at man faktisk plikter å innarbeide visse type endringer. 

Arbeidsmiljøloven § 14-8 slår nemlig fast at endringer i arbeidsforholdet som berører forholdene som er listet opp i § 14-6 bokstav a) til m) samt endring i forhold som nevnt i § 14-7 (om utstasjonerte arbeidstakere), skal tas inn i arbeidsavtalen tidligst mulig og senest en måned etter at endringen trådte i kraft. For slike endringer er det ikke nok at arbeidsgiver ensidig informerer om endringen: Den må innarbeides i arbeidsavtalen, eller i et vedlegg. 

Så lenge det er snakk om en endring av forhold som arbeidsavtalen etter loven skal omtale,  gjelder plikten til å innarbeide endringen uten hensyn til om endringen er vesentlig eller ikke. 

Vår erfaring er at denne plikten i relativt liten grad følges opp. Slik vi vil komme tilbake til er det gode grunner for arbeidsgiver til å følge opp denne plikten og ha gode rutiner for løpende ajourføring av arbeidsavtalene. 

Plikten til å innarbeide endringer i arbeidsavtalen er noe annet enn retten til å gjøre endringer i arbeidsforholdet! 

Selv om lovens § 14-8 altså pålegger arbeidsgiver å innarbeide endringer i arbeidsforholdet i arbeidsavtalen, sier bestemmelsen ingenting om når arbeidsgiver faktisk har rett til å gjøre endringer, eksempelvis i arbeidsoppgaver, arbeidssted eller arbeidstid. 

Med mindre arbeidsgiver og arbeidstaker er enige om en endring, avhenger arbeidsgivers endringsadgang av om endringen ligger innenfor eller utenfor den såkalte styringsretten.  Styringsretten defineres gjerne som arbeidsgivers rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt å ansette og si opp. Styringsretten begrenses både av den individuelle arbeidsavtalen, og av lov, eventuell tariffavtale og alminnelige saklighetsnormer. 

Dersom du som arbeidsgiver vurderer å gjennomføre en endring i arbeidsforhold, må det vurderes konkret om denne ligger innenfor styringsretten - slik at den kan gjennomføres ensidig. Typiske endringer som ofte kan gjennomføres i kraft av styringsretten er endringer i rutiner, organisering og rapporteringslinjer, samt mindre endringer i arbeidsoppgaver. Så lenge arbeidstaker ikke er gitt særlige rettigheter i arbeidsavtalen vil arbeidsgiver normalt også kunne endre personalgoder, pensjonsordninger og bonusordninger mv., riktig nok innenfor de minstekrav som eventuelt gjelder. 

Ønsker du som arbeidsgiver derimot å gjøre større endringer, for eksempel å flytte en ansatt over i en stilling som klart skiller seg fra den vedkommende opprinnelig ble ansatt i, ligger endringen utenfor styringsretten. For å være lovlig må en slik endring enten baseres på enighet med den ansatte, eller såkalt endringsoppsigelse dersom det er grunnlag for dette. 

Hvilke endringer skal innarbeides i arbeidsavtalen? 

Så sant arbeidsgiver har grunnlag for å gjennomføre en endring skal arbeidsavtalen altså oppdateres dersom det gjelder forhold som nevnt i § 14-6 (1) bokstav a) til m). Dette betyr at endringer i partenes identitet (typisk ved virksomhetsoverdragelse), endret arbeidssted, og endring i arbeidsbeskrivelse/stillingstittel/ arbeidskategori, skal innarbeides i arbeidsavtalen eller et vedlegg. 

Endring i lønn som følge av lønnsoppgjør mv. trenger derimot ikke innarbeides, fordi lovens krav er at arbeidsavtalen skal angi gjeldende lønn ved arbeidsforholdets start. 

Mange arbeidsgivere velger å vise til gjeldende lovverk mv. i arbeidsavtalene, eksempelvis når det gjelder ferie og ferieavvikling. I slike tilfeller er det ikke nødvendig å inkorporere eventuelle lovendringer i arbeidsavtalen, siden det er den til enhver tid gjeldende lov som regulerer arbeidsforholdet. Tilsvarende vil gjelde for henvisninger i arbeidsavtalen til forskrifter og/ eller tariffavtale. 

Likevel kan det noen ganger være behov for å endre arbeidsavtalen ved endringer i lovregler eller rettstilstand, fordi arbeidsavtalens formuleringer har blitt utdaterte eller er misvisende. Et eksempel er den nevnte Høyesterettsdommen om adgang til trekk i lønn. Et annet praktisk eksempel er eldre arbeidsavtaler med konkurranseklausuler som er utformet før arbeidsmiljølovens kapittel 14 A trådte i kraft. Slike klausuler vil ofte være direkte i strid med dagens lov, og misvisende for partene. 

Hvilken oppside har revidering av arbeidsavtaler for deg som arbeidsgiver?

I en hektisk hverdag kan det virke både som unødig tidsbruk og formalistisk å endre arbeidsavtalene eller utforme tilleggsavtaler hver gang en endring oppstår. Så hvilken oppside har det for deg som arbeidsgiver å sørge for at arbeidsavtalene til de ansatte er ajour? 

Å følge opp plikten til å revidere arbeidsavtalene har selvsagt et compliance-perspektiv i form av å overholde gjeldende regelverk. I praksis er det gjerne andre og vel så viktige grunner som bør motivere til å ta jobben med ajourføring og etablere gode rutiner for dette. 

I vår rådgivning til arbeidsgivere ser vi nemlig ofte at mangel på tidsnær dokumentasjon er et gjentakende problem dersom det oppstår en tvist med en ansatt. Et klassisk eksempel er at arbeidsgiver mener at arbeidstaker ikke oppfyller pliktene sine, og at partene er uenige om hvilke plikter arbeidstaker faktisk har. Selve arbeidsavtalen er gjerne gammel og lite informativ, og over tid har det skjedd en rekke endringer som ikke er formalisert, gjerne kombinert med utskiftninger blant ledere mv. Det kan da være vanskelig å dokumentere hvilke oppgaver og ansvarsområder arbeidstaker faktisk har hatt, eller hva man tidligere har blitt enige om. Selv om det kan eksistere annen dokumentasjon er denne nødvendigvis ikke dekkende, og ofte kan det bli “ord mot ord” i en allerede tilspisset konfliktsituasjon mellom partene. 

Mye av denne problematikken kan unngås dersom du som arbeidsgiver sørger for jevnlig ajourføring av arbeidsavtalene (og eventuell stillingsinstruks), slik at disse faktisk gjenspeiler arbeidsforholdet slik det er til enhver tid. I tillegg til å sikre notoritet for det som er avtalt og gjeldende, vil dette også skape en forutsigbarhet for arbeidstaker. Særlig når det gjelder arbeidsoppgaver ligger det også et element av forventningsavklaring i å oppdatere arbeidsavtalene og eventuelt tilhørende stillingsinstruks, siden man da også tydeliggjør hvilke oppgaver og ansvar som ligger hos arbeidstaker. 

Hvordan skal du som arbeidsgiver gå frem når det er behov for oppdatering av en eller flere arbeidsavtaler?

For arbeidstaker kan det å få en ny arbeidsavtale for signering oppleves som en usikkerhet, i alle fall der det tidligere ikke har vært praksis for å endre og ajourføre arbeidsavtalen. 

Vårt første råd er derfor at man som arbeidsgiver skaper trygge rammer rundt en slik prosess. Etter å ha analysert endringsbehovet og klarlagt at endringene kan gjøres i kraft av  styringsretten, er det viktig å informere de ansatte. Arbeidsgiver bør da forklare bakgrunn og behov for endringen, hva denne innebærer, og at formålet med en ny eller oppdatert avtale er å sikre at denne gjenspeiler det faktiske arbeidsforholdet. Her kan man også vise til at det etter arbeidsmiljøloven gjelder en plikt til å innarbeide endringer i arbeidsavtalen. Ved å involvere de ansatte på denne måten øker også sjansene for at man oppnår enighet om endringen, og kan justere arbeidsavtalen eller signere et tillegg i samråd med arbeidstaker.  

Noen ganger skjer det likevel at en ansatt protesterer mot en endring du som arbeidsgiver mener kan gjennomføres i kraft av styringsretten. I slike tilfeller er utgangspunktet at arbeidstaker har resignasjonsplikt. Det betyr at den ansatte må innrette seg etter arbeidsgivers beslutning, og eventuelt bestride endringen i etterkant. At arbeidstaker har plikt til å innrette seg har sammenheng med at arbeidsgiver som nevnt har en plikt til å innarbeide visse endringer i arbeidsavtalene og at visse endringer også faller inn under arbeidsgivers styringsrett. Som arbeidsgiver kan det likevel i slike tilfeller være klokt å spørre seg om endringen er såpass viktig at den er verdt å “trumfe” gjennom tross arbeidstakers protester. 

Når det så gjelder selve avtaleutformingen er det vårt råd at arbeidsgivere tenker grundig gjennom hvilke formuleringer som brukes, både i opprinnelig arbeidsavtale og i endringsavtaler eller tillegg. Så langt det er mulig bør man prøve å utforme avtaleverket med en viss fleksibilitet, slik at mindre endringer i arbeidsforholdet ikke utløser behov for stadige oppdateringer av arbeidsavtalen. Noen praktiske tips å ta med seg kan være:

• Benytt en mer  generell omtale av stillingen i selve arbeidsavtalen, og legg detaljerte oppgave- og ansvarsbeskrivelser i en stillingsinstruks som kan endres innenfor styringsrettens rammer. 
• Bruk gjerne en standardklausul i arbeidsavtalen om at arbeidsgiver kan endre oppgaver og ansvar mv. innenfor rammene av styringsretten. 
• Vis til den til enhver tid gjeldende personalhåndbok eller ordning i selskapet, for eksempel når det gjelder bestemmelser om fleksitid, avspasering, bonusordninger, pensjon og forsikringsordninger, andre personalgoder mv. 
• Unngå å navngi ledere mv. i selve arbeidsavtalen, siden det kan skje endringer både i forhold til hvem som innehar en stilling, og i organisering og rapporteringslinjer. 
• Skap et system som sikrer jevnlig vurdering av om det er behov for ajourføring av arbeidsavtalene

Et bevisst forhold til hvordan man formulerer seg på disse og andre punkter kan bidra til at arbeidsavtalene i større grad står seg over tid uten behov for hyppige oppdateringer. 

Avslutningsvis nevner vi at det nylig er sendt ut på høring et forslag til flere endringer i arbeidsmiljøloven, inkludert utvidede minimumskrav til hva den skriftlige arbeidsavtalen skal inneholde. Det er også foreslått å endre § 14-8 til at endringer i arbeidsforhold skal tas inn i arbeidsavtalen tidligst mulig og senest den dag endringen trer i kraft. Dette illustrerer viktigheten av løpende oppdatering av arbeidsavtaler. Du kan lese mer om forslaget, som har høringsfrist 20. oktober, her.

Vi i Advokatfirmaet PwC kan bistå deg både med utforming og endring av arbeidsavtaler!

                                                                   ***
Dette blogginnlegget er skrevet av Linn Terese Nyhamn Engvik og Kristin Langva Olsbø.