Polen avskaffer den tradisjonelle mva-meldingen og har innført andre viktige endringer i den polske mva-loven

Polen er det første landet i Europa som ikke lenger bruker den tradisjonelle mva-meldingen. Fra oktober 2020 skal SAF-T (polsk: JPK_VDEK) erstatte mva-meldingen. I tillegg har de polske myndighetene introdusert flere endringer i mva-loven og implementerte mange nye forpliktelser for selskaper som er registrert for mva i Polen. I denne bloggen finner du oversikt over 5 av de viktigste endringene som kan påvirke norske selskaper.

1. Sammenslåing av mva-meldingen og SAF-T 

Standard Audit File for Tax (SAF-T) er en internasjonal standard i xml-format for elektronisk utveksling av regnskapsdata mellom bokføringspliktige og skattemyndighetene. SAF-T gir skattemyndighetene mye data, og viser seg å være et veldig effektivt kontrollverktøy. 

SAF-T har blitt innført i flere europeiske land (også i Norge). Polen introduserte SAF-T i 2016. Per dags dato må alle aktive avgiftspliktige selskaper (inkludert utenlandske selskaper registrert for mva i Polen) levere SAF-T (polsk: JPK_VAT) til de polske skattemyndighetene hver måned. Foreløpig er det også plikt til å sende inn mva-melding i tillegg til SAF-T, men det endres fra 1. oktober.

Fra oktober 2020 slås mva-meldingen sammen med dagens SAF-T rapportering. Innføringen av den nye JPK-standarden har allerede blitt utsatt to ganger, blant annet i forbindelse med korona-epidemien. Hovedformålet med den nye standarden er å forenkle rapporteringen. 

Den nye SAF-T filen skal i utgangspunktet inneholde to deler: 

• register med oversikt på mva-pliktige innkjøps- og salgstransaksjoner, og 
• informasjon som hittil er dekket av mva-meldingen for månedlig eller kvartalsvis mva-rapportering (f.eks. mva beløp som skal tilbakebetales eller mva som skal overføres til neste perioder).

Den nye rapporten skal også omfatte nye type data. Derfor er det viktig å få på plass rutiner knyttet til utveksling av alle de nødvendige data med din polske representant for mva-formål og potensiell endre nåværende rutiner.

2. Kontantfri rapportering av import VAT gjennom mva-melding - nå tilgjengelig for alle!

Fra juli 2020 er det mulig for alle enheter som importerer varer til Polen og er registrert for mva i Polen, å rapportere import mva i den polske mva-meldingen. Slik rapportering er mulig for alle typer varer som importeres til Polen uansett hvilken tollprosedyre som er brukt, men varene må deklareres gjennom direkte eller indirekte representant (tollagent).

Tidligere var adgangen til slik rapportering ganske begrenset. Utvidelsen av ordningen er en stor cash-flow fordel for selskaper, siden import mva ikke lenger må betales til tollmyndighetene og deretter fradragsføres i mva-meldingen (dvs. kontantfri deklarering).

For å kunne bruke denne metoden for deklarering av mva ved innførsel av varer til Polen, er det fremdeles nødvendig å fremlegge en viss dokumentasjon (bl.a. bevis på at man ikke har skattemessige restanser og mva-sertifikat).

3. Implementering av regler knyttet til “Quick Fixes for VAT” 

Fra juli 2020 har Polen endelig implementert “EU VAT Quick fixes” i den polske mva-loven som trådte i kraft fra 1. januar 2020 basert på EU VAT Direktivet. Dette er en midlertidig løsning til å forenkle EU’s VAT system ved internasjonal handel mellom EU landene. Forenklinger innebærer:

• harmonisering av “Call of stock” reglene
• harmonisering av reglene knyttet til beviskrav ved intra-Community salg
• ensartede kriterier for VAT behandling av kjedeleveranser
• krav om gyldig VAT nummer ved avgiftsfritt intra-Community salg av vare

Se vår forrige blogg her, for mer informasjon om hvordan disse “quick fixes” fungerer.

4. Innføring av elektronisk database med informasjon om bedrift - såkalt “den hvite listen”.

Fra september 2019 innførte polske myndigheter en elektronisk database med informasjon om bedrifter, den såkalte “hvite listen”. Databasen inneholder data fra forskjellige polske registre og oppdateres en daglig. Jeg oppfordrer selskap som er registrert i Polen til å sjekke selv om de publiserte dataene er riktige. Det nye registeret inneholder informasjon om blant annet:

• mva-status (f.eks. aktiv, avregistrert eller unntatt fra mva osv.),
• bedrift (bl.a. firmanavn, adresse, mva-nummer), 
• bankkontonummeret (være obs på at utenlandske bankkontoer ikke inkluderes i dette registeret),

Hovedformålet med opprettelse av dette registeret er knyttet til verifisering av om leverandøren kan anses som en troverdig kontrahent. Det er viktig å understreke at fra 1. januar 2020 kan transaksjoner som overstiger 15 000 PLN kun utbetales til bankkontonummer som er oppgitt på denne listen. Det er nødvendig å informere skattemyndighetene om transaksjoner som blir overført til bankkonti utenfor registeret innen en frist. Dersom man glemmer å sjekke leverandøren mot registeret før man betaler fakturaen, kan kjøper bli solidarisk ansvarlig for ev. manglende oppfyllelse av mva-forpliktelser hos leverandøren (f.eks. hvis leverandøren ikke betaler utgående mva, vil kjøper ha solidarisk ansvar for betaling av denne momsen). Andre sanksjoner kan også innlegges i forbindelse med inntektsskatt.

Vi anbefaler derfor selskaper som driver virksomhet i Polen til å:

• kontrollere om de polske leverandørene er inkludert i listen (her finner du “den hvite listen"),
• sjekke om bankkontonummeret på fakturaen fra leverandøren samsvarer med det som er oppgitt på den hvite listen,
• ha en bevis på verifisering av korrekt bankkontonummer (f.eks. ta et skjermbilde og lagre den elektronisk),
• kontrollere at opplysningene i registeret er riktige.

5. Obligatorisk “split payment”- mekanisme

Fra november 2019 er det implementert en obligatorisk delbetalingsmekanisme (såkalt “split payment”) for utvalgte transaksjoner. Delbetalingsmekanismen har blitt brukt frivillig siden 1. juli 2018. Mekanismen innebærer at faktura med polsk mva må betales til to bankkontoer tildelt til selskapet, dvs.:

• en standard oppgjørskonto - hvor netto beløp betales, og
• spesiell mva-konto - hvor mva beløp betales.

Disponeringen av mva beløpet som overføres til mva-bankkontoen er betydelig begrenset. Selskapet må søke om utbetaling av innestående hos polske skattemyndighetene eller bruke pengene til betaling av annen skatt. 

Obligatorisk bruk av delbetalingsmekanismen er begrenset til avgiftspliktig salg i Polen, hvor fakturabeløpet overstiger PLN 15 000, og at ordningen kun gjelder utvalgte kategorier av leveranser (f.eks. levering av stålstenger, mobiltelefoner, avfall, levering av drivstoff og stålrør, leveranser av konstruksjonstjenester). Beløpsgrensen gjelder også for flere fakturaer for lavere beløp, utstedt av samme leverandør innen en måned (f.eks. 4 fakturaer for PLN 5 000). I alle andre tilfeller er det fortsatt frivillig å bruke delbetalings-mekanismen.

Det er innført straff for manglende overholdelse for både selger og kjøper (tilleggsavgift og bøter). I tillegg er det viktig å være klar over at  betalingene som faller inn i den obligatorisk delbetalings-mekanismen bare kan utføres fra og til en polsk bankkonto.

                                                                                ***

Dette blogginnlegget er skrevet av Diana Geilhufe og Teresa Sermak.